Vai trò của đội nhóm tổ chức lập kế hoạch sự kiện

26/10/2019 10:53 330 views Chuyên mục: Kiến thức

5 (100%) 1 vote

Biết ai trong nhóm của bạn sẽ chịu trách nhiệm cho những tháng trước là rất quan trọng vì mọi thứ kết hợp với nhau trong giai đoạn lập kế hoạch. Nếu bạn không chắc bắt đầu từ đâu, bạn có thể tham khảo một sự kiện trong quá khứ tương tự như sự kiện sắp tới của bạn để phân chia vai trò và trách nhiệm. Ngoài ra còn có nhiều công cụ năng suất lập kế hoạch sự kiện miễn phí sẽ giúp bạn và nhóm của bạn luôn đồng bộ.

Lưu ý: Hãy chắc chắn rằng bạn đã chỉ định một người điểm cho những điều tưởng chừng nhỏ nhặt, như cập nhật các nhà tài trợ khi tham dự. Điều có vẻ như là một nhiệm vụ nhỏ bây giờ có thể trở thành một vấn đề lớn nếu bạn không có gói bảo hiểm khi băng thông của mọi người được tối đa hóa.

Bạn cũng có thể muốn thuê một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp để chăm sóc tất cả cho bạn, nhưng bạn có đủ khả năng không? Des Mclaughlin, Giám đốc bộ phận của các cuộc họp và sự kiện của Grass Roots , đề nghị rằng các nhà hoạch định sự kiện tính phí và các mô hình thanh toán khác nhau có thể ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng.

Một sự thật đơn giản là không có quy tắc cứng và nhanh nào khi nói đến phong cách và điều khoản thanh toán giữa khách hàng và các tổ chức sự kiện. Trên thực tế, cùng một cơ quan thường có thể tính phí khác nhau tùy thuộc vào khách hàng hoặc dịch vụ thực sự được cung cấp – quản lý sự kiện và hậu cần là một dịch vụ rất khác với quản lý cuộc họp chiến lược và tìm kiếm địa điểm – đặc biệt là khi bạn xem xét sự khác biệt giữa bên ngoài và chi phí chung chi phí mà mỗi đại diện.

Mô hình kế hoạch sự kiện chính

Ông giải thích rằng có sáu mô hình kế hoạch sự kiện chính cần xem xét khi tính ra phí kế hoạch sự kiện bao gồm:

Phí quản lý cố định

Đây là mức giá cố định cho toàn bộ dự án thay vì mức giá theo giờ. Điều này đòi hỏi cơ quan phải ước tính số giờ làm việc sẽ tổ chức sự kiện và giới hạn các khoản phí phải trả.

Tỷ lệ ngân sách

Một người lập kế hoạch sự kiện cũng có thể tính phí theo tổng giá trị của sự kiện. Họ thường sẽ tận dụng một khoản phí từ 15-20% tổng chi phí.

Hoàn trả hoa hồng

Nhiều địa điểm và khách sạn cung cấp hoa hồng cho các đại lý khi đặt phòng. Theo mô hình này, cơ quan hoặc người lập kế hoạch sự kiện vượt qua bất kỳ khoản hoa hồng nào nhận được, để đi ra khỏi điểm mấu chốt của khách hàng. Ngoài ra, người lập kế hoạch sự kiện có thể tìm cách thương lượng giá cả không ủy thác để đạt được mức giá cơ bản tốt hơn cho khách hàng.

Chia sẻ hoa hồng

Thay vì chuyển tất cả hoa hồng cho khách hàng, người lên kế hoạch sự kiện có thể chia doanh thu giữa họ và khách hàng.

Đánh dấu trên các dịch vụ

Một người lập kế hoạch sự kiện có thể nhận tiền thù lao bằng cách đánh dấu các dịch vụ của bên thứ ba mà họ cung cấp, chẳng hạn như thuê địa điểm, phục vụ và AV. Điều này thường sẽ là từ 10-15%.