7 cách để làm cho sự kiện check-in thú vị hơn cho khách tham dự

20/12/2018 14:03 1 883 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm Tags: sự kiện check-in

Rate this post

Hơn 50% doanh thu sự kiện đến từ đăng ký, và đây là lý do tại sao trọng tâm chính của bất kỳ chiến lược sự kiện nào là đưa mọi người qua cửa. Từ các chiến dịch sự kiện được phân khúc cao đến quảng bá truyền thông xã hội tích cực, tất cả chỉ là bán vé cho đối tượng mục tiêu.

>> Xem thêm: Những sự kiện nổi bật Thăng Long Event đã tổ chức

7-cach-de-lam-cho-su-kien-check-in-thu-vi-hon-cho-khach-tham-du (2)

Mặc dù việc thúc đẩy đăng ký là vô cùng quan trọng ở giai đoạn trước sự kiện, nhưng những trải nghiệm sự kiện check-in mà mọi người có là điều quan trọng nhất về lâu dài. Điều này là do sự kiện của bạn bắt đầu tạo ra giá trị thực sự cho người tham dự sau khi người đó đã bước vào cánh cửa đó.

Điểm tiếp xúc tại chỗ đầu tiên là đăng ký sự kiện và hãy trung thực ở đây, đó là một điều khó khăn. Cho dù đó là một hội nghị quy mô lớn hay một cuộc họp kinh doanh nhỏ, việc đăng ký tại chỗ có thể thực hiện hoặc phá vỡ nó. Điều khó khăn khi đăng ký tại chỗ là bạn phải làm cho nhiều bộ phận chuyển động hoạt động đồng bộ với nhau, từ bảo trì phần cứng và phần mềm đến phân bổ huy hiệu tên.

Dựa trên kinh nghiệm của nhóm tại chỗ của chúng tôi, chúng tôi đã phát triển một công thức bao gồm bảy yếu tố cốt lõi của quy trình đăng ký thành công cho các sự kiện ở mọi quy mô.

Tại sao bạn nên trau dồi kinh nghiệm đăng ký sự kiện

Đầu tiên, chúng ta hãy đối phó với các whys. Trải nghiệm đăng ký sự kiện check-in không căng thẳng không chỉ là một kỹ năng tuyệt vời. Với sự kết hợp mạnh mẽ của công nghệ tại chỗ và tinh thần đồng đội hàng đầu, bạn có thể đạt được một loạt các mục tiêu quan trọng:

Tăng tốc đăng ký và ngăn chặn hàng đợi. Sử dụng các khả năng đăng ký tại chỗ nâng cao như tự đăng ký và in huy hiệu tự động để tăng tốc quá trình đăng ký. Thời gian là tài sản lớn nhất của chúng tôi và khách của bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao nếu bạn giúp họ tiết kiệm một số.
Cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện. Mặc dù dường như không thể chú ý đến hơn 5.000 khách tham dự sự kiện trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng công nghệ tại chỗ mạnh mẽ có thể làm nên điều kỳ diệu. Bạn có thể dễ dàng phân đoạn huy hiệu tên, chỉ định chỗ ngồi, quản lý các danh mục tham dự khác nhau và thực hiện chỉnh sửa vào phút cuối chỉ với một nền tảng phần mềm.
Giảm sử dụng giấy. Tạo một hành trình đăng ký không liên quan đến bất kỳ giấy tờ nào để tạo thuận lợi cho sự thuận tiện và thể hiện cam kết của bạn đối với trách nhiệm xã hội. Từ vé điện tử đến máy tính bảng và ứng dụng cho các sự kiện, xây dựng trải nghiệm hoàn toàn không cần giấy tờ là khá đơn giản.

7 cách để tạo trải nghiệm đăng ký không căng thẳng

Bảy chiến thuật bạn sẽ tìm thấy bên dưới có thể được tùy chỉnh dựa trên những gì bạn đã lên kế hoạch, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tất cả chúng theo cách này hay cách khác để xây dựng trải nghiệm đăng ký sự kiện toàn diện:

Cung cấp chi tiết đăng ký trong email trước sự kiện

Đường dẫn của bạn đến quy trình đăng ký tại chỗ liền mạch sẽ bắt đầu ngay cả trước một sự kiện. Tạo một chiến dịch email cá nhân với hướng dẫn đăng ký cho người tham dự. Kết hợp một liên kết đến một ứng dụng sự kiện, nếu có liên quan và cung cấp một số thông tin chi tiết về cách tổ chức quy trình cũng như giải thích các chi tiết về trích xuất và sử dụng dữ liệu cá nhân:

7 cách để làm cho sự kiện check-in thú vị hơn cho khách tham dự

Hướng dẫn trước sự kiện sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối khi giải thích quy trình lặp đi lặp lại vì những người đăng ký sự kiện của bạn sẽ được chuẩn bị.

Sử dụng phần mềm sự kiện

Ngay cả đối với một hội nghị quy mô nhỏ , việc xử lý dữ liệu của người đăng ký theo cách thủ công là cách cư xử tồi trong những ngày này. Bằng cách tích hợp một phần mềm quản lý sự kiện tốt vào sự kiện của bạn, bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu đăng ký với công nghệ tại chỗ của mình, bao gồm các ki-ốt đăng ký và ứng dụng sự kiện. Để hiểu cách bạn có thể xây dựng sức mạnh tổng hợp này qua nhiều quy trình sự kiện với một bộ công cụ, hãy xem các giải pháp Đăng ký tại chỗ của GEVME .

Bổ sung cho sự kiện của bạn với công nghệ tiên tiến

Theo Destination Hotels & Resorts , 60% các nhà quản lý sự kiện cho rằng các công nghệ tại chỗ hiệu quả là rất quan trọng đối với thành công của sự kiện. Có một loạt các công cụ khổng lồ có thể giúp bạn đánh bóng việc đăng ký thông qua công nghệ thông minh. Đây là danh sách ngắn:

RFID: Đây là những con chip có thể được nhúng trong dây đeo cổ tay hoặc phù hiệu tên để cho phép theo dõi người tham dự và để đơn giản hóa các tương tác tại chỗ. Từ quy trình đăng ký trực tuyến một sóng siêu đơn giản cho đến việc tạo các đề xuất được cá nhân hóa trong thời gian thực, đây là một công nghệ cung cấp khả năng kiểm soát tại chỗ hoàn hảo.
Các công cụ nhận dạng khuôn mặt: Mặc dù tương đối mới, công nghệ quét khuôn mặt của người tham dự thay vì vé đã trở thành tiêu chuẩn với nhiều nền tảng phần mềm đăng ký.
Công nghệ không dây: Để thiết lập kết nối hoàn hảo trên các cơ sở địa điểm khác nhau, bao gồm cả không gian ngoài trời, bạn có thể tận dụng các giải pháp công nghệ không dây tiên tiến như mạng lưới, 5G, thiết bị đeo, v.v.

Nhân viên được đào tạo tốt

Công nghệ có thể xử lý nhiều vấn đề. Tuy nhiên, có khả năng khách mời sự kiện của bạn có thể có thêm một số câu hỏi hoặc có thể gặp phải những khó khăn không mong muốn khi đăng ký trên mặt đất. Xây dựng một nhóm tại chỗ có thể đáp ứng các vấn đề đang diễn ra một cách hiệu quả sẽ bổ sung rất nhiều giá trị cho các trải nghiệm tại chỗ. Nhân viên của bạn nên hiểu luồng đăng ký, cấu hình phần cứng và hậu cần cũng như việc sử dụng các ứng dụng sự kiện.

Ki-ốt check-in

Các ki-ốt tự đăng ký cho phép đăng ký hoàn toàn độc lập mà không cần sự trợ giúp của nhân viên tại chỗ, đây là một giải pháp tuyệt vời cho những người đăng ký có mã QR và hiểu quy trình. Không chỉ là một giải pháp hoàn hảo về mặt ngăn chặn hàng đợi mà với các ki-ốt tự đăng ký, bạn cũng có thể giảm thiểu việc sử dụng nhân lực trên mặt đất.

Nhận phòng cá nhân

Cho dù một sự kiện lớn như thế nào, khách của bạn sẽ tham dự nó với mục tiêu lấy được giá trị cá nhân từ nó. Để cá nhân hóa đăng ký tại chỗ, hãy sử dụng các ứng dụng sự kiện bằng cách tạo các đề xuất riêng cho khách dựa trên khảo sát trước sự kiện. Chỉ cần tưởng tượng: Bạn vào địa điểm và ngay lập tức nhận được một tin nhắn với một danh sách các hoạt động tại chỗ có thể thú vị với bạn.

Nếu có các loại tham dự khác nhau hoặc bạn phải thực hiện phân công chỗ ngồi, hãy sử dụng ý tưởng mã hóa màu từ GEVME Onsite để cá nhân hóa huy hiệu tên trong một vài cú nhấp chuột:

7 cách để làm cho sự kiện check-in thú vị hơn cho khách tham dự

Rung cảm đặc biệt

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, truyền vào giai đoạn đăng ký của bạn với sự rung cảm phù hợp. Nếu mục tiêu cuối cùng là giới thiệu một thương hiệu cho đối tượng mục tiêu của bạn, hãy tạo trải nghiệm đăng ký sự kiện phản ánh thương hiệu này. Từ phần cứng thương hiệu đến đồng phục đặc biệt, danh sách các ý tưởng có thể là vô tận. Nếu đó là về giải trí, hãy chuẩn bị một số hoạt động hoặc giải thưởng thú vị mà người tham dự có thể giành được trong suốt quá trình đăng ký. Nói cách khác, các mục tiêu của sự kiện của bạn sẽ quyết định sự rung cảm mà bạn xây dựng từ đầu.

Phần kết luận

Có nhiều cách để cải thiện trải nghiệm đăng ký sự kiện sẽ điều chỉnh việc sử dụng công nghệ thông minh theo sở thích của người tham dự. Bảy lời khuyên này sẽ giúp bạn xây dựng một hành trình đăng ký thực sự không căng thẳng, bổ sung cho nhiệm vụ của sự kiện.