5 cách chính để cải thiện trải nghiệm tại chỗ với Event Tech

21/12/2018 10:54 656 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức Tags: Event Tech

Rate this post

Một trong những thay đổi cơ bản đang diễn ra trong ngành tổ chức sự kiện ngày nay là sự thay đổi từ thụ động sang kinh nghiệm tham gia. Điều này phần lớn là do việc sử dụng ngày càng nhiều các công cụ công nghệ cao cho phép theo dõi tham dự, đăng ký cá nhân và tương tác trực tiếp (trải nghiệm tại chỗ) tại các sự kiện.

>> Xem thêm: Những sự kiện nổi bật Thăng Long Event đã tổ chức

5 cách chính để cải thiện trải nghiệm tại chỗ với Event Tech

Trong khi chỉ 10 năm trước, phải mất hàng giờ để đăng ký 1.000 người cho một hội nghị nhỏ , phong cảnh ngày nay trông rất khác. Bạn không chỉ có thể tạo điều kiện cho trải nghiệm nhận phòng miễn phí xếp hàng tại các sự kiện với hơn 5.000 khách, mà còn giữ liên lạc với mọi người tham dự trong toàn bộ sự kiện.

Ở đây chúng tôi cung cấp một hướng dẫn thực tế để tự động hóa tại chỗ sẽ giúp bạn giữ hàng ngàn khách tham dự sự kiện tham gia trên mặt đất.

Xây dựng trải nghiệm sự kiện tại chỗ tuyệt đỉnh

Rất phổ biến đối với các nhà tổ chức sự kiện để đặt trái tim của họ vào quảng cáo trước sự kiện bởi vì đây là giai đoạn bán vé diễn ra. Đưa mọi người đến địa điểm rõ ràng là nền tảng của bất kỳ trải nghiệm sự kiện nào, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rằng mọi người định hình ý kiến của họ về một sự kiện dựa trên những gì họ trải nghiệm tại chỗ thay vì dễ dàng đăng ký.

Dưới đây là ba mục tiêu cơ bản bạn cần ghi nhớ để thiết kế một hành trình tại chỗ hiệu quả:

Phục vụ cho sự thuận tiện và nhu cầu của người tham dự. Nếu bạn biết những gì nó cần để đáp ứng nhu cầu của khách hàng sự kiện của bạn trên mặt đất, bạn đã đi được một nửa thành công. Hãy suy nghĩ về khía cạnh kỹ thuật của trải nghiệm tại chỗ , như tốc độ của quy trình đăng ký, dễ dàng in huy hiệu và sử dụng các ứng dụng sự kiện. Với số lượng người tham dự dự kiến, bạn sẽ có thể phục vụ nhu cầu của mọi người chứ?
Đáp ứng lợi ích của họ. Phương tiện truyền thông xã hội, trò chuyện trực tiếp và các công cụ di động tiên tiến nuôi dưỡng văn hóa cá nhân hóa. Trong khi giá cả và chất lượng của một sản phẩm là yếu tố quyết định ảnh hưởng đến quyết định của người mua hiện nay, trải nghiệm cá nhân hóa sẽ là yếu tố quan trọng nhất vào năm 2020 . Để thực hiện chuyến đi tại chỗ thành công, hãy đảm bảo bạn có các công cụ để dự đoán những mong đợi của người tham dự và để đáp ứng với họ trong thời gian thực.
Thêm một hiệu ứng wow. Từ các bức tường xã hội đến giải trí VR tiên tiến, có nhiều công cụ công nghệ cao mà bạn có thể tận dụng để khiến mọi người yêu thích sự kiện của bạn.

5 cách để cải thiện trải nghiệm tại chỗ với các công nghệ sự kiện

Nếu bạn xem bất kỳ hành trình sự kiện tại chỗ thành công nào, bạn sẽ phát hiện ra năm quy trình cơ bản có thể được mài giũa thông qua việc sử dụng các công nghệ thông minh:

Nhận phòng tại chỗ

Giả sử bạn đang điều hành một triển lãm lớn với hơn 3.000 khách. Rõ ràng, mọi người đến sự kiện cùng một lúc, điều đó có nghĩa là nhóm tại chỗ của bạn nên sẵn sàng xử lý 3.000 đăng ký cùng một lúc. Nếu không có công nghệ hiệu quả có thể hợp lý hóa quy trình, bạn sẽ không thể đưa mọi người qua đường trong khung thời gian giới hạn.

5 cách chính để cải thiện trải nghiệm tại chỗ với Event Tech

Dưới đây là một số mẹo để cải thiện việc đăng ký thông qua công nghệ:

Tùy chỉnh cấu hình đăng ký tại chỗ. Sử dụng phần mềm quản lý sự kiện giúp bạn phát triển cơ sở hạ tầng đăng ký tối ưu dựa trên số lượng người đăng ký, chế độ đăng ký đã chọn và các thông số cụ thể khác.
Tích hợp một ứng dụng di động vào cơ sở hạ tầng đăng ký của bạn. Việc sử dụng các ứng dụng sự kiện trong chu trình đăng ký có thể đẩy nhanh quá trình đáng kể. Chỉ cần đồng bộ hóa danh sách khách với các ứng dụng để cho phép đăng ký bằng một cú nhấp chuột trên mặt đất.
Lợi ích từ sự đa dạng. Bạn không mạo hiểm với việc tạo ra nó hoặc phá vỡ nó nếu bạn sử dụng nhiều luồng đăng ký khác nhau thay vì tập trung vào một luồng. Kết hợp tự đăng ký với đăng ký được hỗ trợ bằng cách sử dụng các loại cấu hình và công nghệ phần cứng khác nhau.

In tên huy hiệu

Đã qua rồi cái thời mà tiền in ấn là chỉ số cho trải nghiệm tại chỗ được lên kế hoạch tốt. Với công nghệ quản lý sự kiện thông minh, giờ đây bạn có thể in huy hiệu tên nhanh như chớp khi người tham dự đến. Lợi ích rõ ràng của công nghệ in theo yêu cầu là khả năng chỉnh sửa phù hiệu linh hoạt để phục vụ cho mọi thay đổi và cập nhật vào phút cuối.

Hơn nữa, in theo yêu cầu thông minh giúp nâng cao mạng. Bạn có thể cá nhân hóa huy hiệu để thể hiện sở thích của khách hoặc áp dụng mã màu để xác định các loại cấp đăng ký khác nhau.

Tự điểm danh

Một trong những cách xu hướng hàng đầu để cải thiện trải nghiệm sự kiện tại chỗ là thông qua việc cung cấp khả năng tự đăng ký. Tạo điều kiện cho các quầy hoặc ki-ốt tự kiểm tra đơn giản cho phép đăng ký tự động thông qua ứng dụng di động hoặc vé in. Nó không chỉ giúp tăng tốc quá trình tại chỗ tổng thể, mà tự đăng ký cũng giúp bạn giảm quy mô của nhóm tại chỗ của bạn.

Theo dõi người tham dự

Trải nghiệm sự kiện tại chỗ không kết thúc với quy trình đăng ký. Bạn muốn mọi người có một thời gian tuyệt vời tại sự kiện của bạn, để tạo ra các kết nối có ý nghĩa và tham dự các phiên cộng hưởng với sở thích của họ. Tin tốt là công nghệ có thể giúp bạn chuyển đổi ý tưởng ban đầu này thành hiện thực. Một trong những giải pháp theo dõi người tham dự chính để nâng cao hành trình tại chỗ là sử dụng RFID, Bluetooth và Beacon. Bạn có thể nhúng chip theo dõi vào huy hiệu hoặc phụ kiện của người tham dự để giữ khách tham dự sự kiện trên radar của bạn trong toàn bộ sự kiện. Công nghệ này có thể được sử dụng như một cách để thu thập thông tin chuyên sâu về hành vi của người tham dự cho cả phân tích sau sự kiện và quản lý thời gian thực về trải nghiệm tại chỗ.

5. Thu hẹp khoảng cách giữa phần mềm và phần cứng

Khi tìm kiếm giải pháp phần mềm sự kiện tốt nhất, nhiều nhà tổ chức quên mất khả năng tương thích là yếu tố quan trọng của trải nghiệm tại chỗ mạnh mẽ. Khi nói đến đăng ký sự kiện, đó là sự pha trộn giữa tự động hóa phần mềm và phần cứng giúp chuyển kim theo ý bạn. Dưới đây là ba mẹo để đảm bảo sự liên kết hoàn hảo giữa hai:

Xác định xem hệ thống phần mềm của bạn có thể được tích hợp với cơ sở hạ tầng phần cứng đầy đủ hay không, từ bộ in đến bộ tự đăng ký.
Thảo luận về quá trình xây dựng bố cục phần cứng tối ưu hỗ trợ đăng ký của bạn với các chuyên gia hậu cần.
Hợp tác với một nhà cung cấp công nghệ đáng tin cậy để tránh các sự cố tương thích bất ngờ tại sự kiện.

Phần kết luận

Bằng cách sử dụng các công nghệ sự kiện để cải thiện trải nghiệm tại chỗ, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng tăng tốc đăng ký và in tên huy hiệu cũng như nâng cao chất lượng của các tương tác tại chỗ. Sử dụng năm chiến lược đơn giản này để tăng vọt hiệu suất sự kiện của bạn và theo kịp các công nghệ mới nhất.