Vấn đề đặt ra khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

05/04/2017 08:00 139 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Vấn đề đặt ra khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
5 (100%) 3 votes

Địa điểm có thể coi là một trong những vấn đề đầu tiên để xây dựng kế hoạch cho sự kiện của bạn. Bạn đang phân vân tìm một địa điểm để tổ chức sự kiện cho công ty? Bạn đang tìm hiểu xem địa điểm bạn chọn có phù hợp với tính chất, quy mô và mức kinh phí dự trù?

Cách tốt nhất để tìm được địa điểm thích hợp đó là đi và khảo sát thực tế. Đôi khi bạn chỉ xem qua một vài thông tin, hình ảnh từ các trang web và lấy luôn chúng đặt vào bản kế hoạch của mình. Thế nhưng thực tế lại khác hoàn toàn trên mạng. Có thể có những địa điểm đã xuống cấp, dịch vụ tệ hại và thiếu những thứ mà bạn cần.

Thăng Long Event 2

Bài viết dưới đây, Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long (Thăng Long Event) xin đưa ra 30 vấn đề bạn cần tìm hiểu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện:

  1. Ghi lại địa chỉ, email, số điện thoại liên hệ của người phụ trách quản lý cho thuê địa điểm
  2. Kiểm tra xem địa điểm có trống thời gian khi bạn tổ chức sự kiện không?

Tại địa điểm

  1. Tìm hiểu xem giao thông tại địa điểm có thuận lợi cho người tham dự không? Có gần bến tàu, xe, máy bay, ngã tư, đường lớn, trung tâm thu hút và thuận tiện với người tham dự không?
  2. Tìm hiểu về việc thi công sản xuất của các nhà cung cấp.
  • Cần chuẩn bị những gì để có thể vào thi công sản xuất (các khách sạn, tòa nhà là đăng kí CMT người thi công…)
  • Kích thước hành lang, cầu thang, thang máy nếu làm ở những tầng cao và có nhiều thiết bị cồng kềnh.
  • Địa điểm dừng đỗ xe cho các đơn vị cung cấp trang thiết bị phục vụ sự kiện.
  1. Tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện có hay bị tắc nghẽn không? Thời gian tắc đường thường vào lúc nào và kéo dài trong bao lâu?
  2. Nếu địa điểm không có chỗ nghỉ hoặc chỗ nghỉ ít, cần tìm hiểu thêm những khách sạn xung quanh khu vực tổ chức một cách thuận tiện.

Bên ngoài của địa điểm

Thăng Long Event 6

  1. Địa điểm có phù hợp với style sự kiện của bạn không?
  2. Tìm những điểm độc đáo có thể kết hợp với ý tưởng dàn dựng của bạn.
  3. Đánh giá tổng thể và so sánh với các địa điểm khác.

Bên trong địa điểm

  1. Ghi lại những phòng, khu vực phù hợp để tổ chức sự kiện của bạn (layout tổng thể, chức năng, màu sắc,…)
  2. Kiểm tra chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào nếu bạn có những thiết bị hay đồ trang trí cỡ lớn.
  3. Sức chứa tối đa của địa điểm
  4. Tìm hiểu kỹ cách bố trí của căn phòng xem có gì ngăn cản tầm nhìn của người tham dự hay không?
  5. Hỏi về cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm:

Các hoạt động tại địa điểm

  1. Cần lưu ý, các địa điểm thường không cho phép:
  • Mang đồ ăn từ ngoài vào hoặc tự nấu để sử dụng.
  • Sự kiện quá ồn ào và có thể gây mất trật tự an ninh.
  • Sử dụng rượu của bạn mang vào có thể mất phí phục vụ. Tùy nơi sẽ có cách tính phí khác nhau.

 Chỗ ở

  1. Số lượng phòng ngủ có sẵn.
  2. Các loại phòng ngủ có sẵn (đơn, đôi, VIP …)
  3. Bạn nên xem và nhận xét phòng ngủ.
  4. Ghi lại các tiện ích trong phòng nếu thấy cần thiết (bật tắt công tắc điện, số điện thoại lễ tân, phòng tắm…)

Ăn uống

Thăng Long Event 6

  1. Loại thức ăn được phục vụ.
  2. Khu vực bếp có đảm bảo tiêu chuẩn không?
  3. Có phòng ăn riêng không?
  4. Tối đa có thể cung cấp được bao nhiêu suất ăn cùng lúc.
  5. Vị trí của bếp so với phòng tổ chức sự kiện.

Dịch vụ giải trí

  1. Có những dịch vụ giải trí nào cho khách?
  • Bể bơi trong nhà – ngoài trời
  • Phòng tập Gym
  • Spa – Massage
  • Sân Golf
  • Sân tennis

Khu vực ngoài trời

  1. Có địa điểm có những không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện:
  • Mặt sân cỏ
  • Bằng phẳng hay không
  • Có thể là 1 khu vườn hay 1 bãi đất trống, 1 sân golf hay sân tennis
  1. Một số địa điểm có thể cho phép:
  • Các sự kiện gây ồn ào
  • Thú nuôi
  • Các phương tiện cơ giới
  1. Có điểm cung cấp nước bên ngoài nếu thấy cần thiết không?
  2. Có sẵn dù che không?

Giá cả

  1. Tìm hiểu giá trung bình của các địa điểm và giá bao gồm:
  • Phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện và thời gian chuẩn bị sự kiện
  • Các dịch vụ phục vụ kèm theo tính phí (gửi xe, nhân viên phục vụ…)
  • Hoa hồng
  • Chi phí tối thiểu chưa bao gồm VAT

Thông tin bổ sung

Thăng Long Event 5

  1. Tìm hiểu thời gian cao điểm hoặc những ngày đặc biệt, khó thuê được địa điểm.
  2. Có những địa điểm có sẵn các nhà cung cấp về âm thanh – ánh sáng, phục vụ ăn uống, giải trí. Có thể hỏi nếu bạn chưa biết liên hệ ở đâu.
  3. Hỏi thêm về những thay đổi có thể được cải tạo trong tương lai của địa điểm.

Thăng Long Event là đối tác lâu năm của nhiều trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng,…. Chúng tôi hiểu rõ từng địa điểm để có thể tư vấn cho khách hàng những lựa chọn phù hợp nhất.

Đến với chúng tôi, quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như mức chi phí.

————————————————-

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com    

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×