Tổ chức giao lưu offline như thế nào?

12/05/2017 11:33 39 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Giao lưu offline là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại trực tiếp giữa các thành viên của hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, và gắn kết mối quan hệ thân thiết giữa các nhóm, tổ chức, đơn vị.

19

Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi nói chuyện, văn nghệ, hội thảo, trao đổi.

Để bạn có thể tổ chức một buổi giao lưu offline thành công, Trung tâm biểu diễn nghệt huật Thăng Long đề xuất một vài ý tưởng sau:

I. Công tác chuẩn bị:

Để tổ chức sự kiện chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần nắm chắc các ý sau:

1. Mục đích yêu cầu của cuộc giao lưu

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức sự kiện cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

  • Chức năng học tập và rèn luyện.
  • Chức năng giải trí, vui chơi.
  • Chức năng tìm hiểu và gắn kết mối quan hệ

2. Đối tượng cuộc giao lưu

Hiểu rõ về đối tượng của buổi giao lưu là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ việc không tìm hiểu kỹ về đối tượng tham dự.

Ta nên nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, nhóm? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

163. Thời gian giao lưu

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

4. Địa điểm giao lưu

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

6. Nội dung cuộc giao lưu

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu

  • Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
  • Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
  • Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
  • Quà thưởng, quà lưu niệm…

 

8. Ban tổ chức cuộc giao lưu

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?…

Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

II. Khai mạc

1. Tập hợp lực lượng:

Cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:

  • Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
  • Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
  • Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:

  • Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
  • Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.

Lưu ý:

  • Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.
  • Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình:

  • Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.
  • Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.

Thư ký: từ 1 – 2 người.

Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:

  • Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).
  • Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.

III. Vào chương trình

Cần lưu ý các việc sau đây:

  • Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.
  • Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.
  • Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.
  • Tùy tình hình cuộc giao lưu có thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phỏng vấn…

IV. Bế mạc

Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc của tổ chức sự kiện thường gồm có các phần sau:

  • Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).
  • Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.
  • Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.
  • Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.
  • Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).
  • Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…).

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×