Quản lý chi phí trong tổ chức sự kiện

15/03/2017 11:38 166 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Chi phí là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa của khách hàng lại là thử thách chủ yếu để đi đến kí kết hợp đồng. Ngoài yếu tố chuyên nghiệp, các  đơn vị tổ chức sự kiện phải chứng minh cho khách hàng thấy mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí để từ đó cung cấp những gói dịch vụ tốt nhất với mức chi phí cạnh tranh.

Thăng Long Event 1

Trước khi nói đến các giải pháp cụ thể, hãy cùng Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long (Thăng Long Event) định nghĩa một số khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện:

Chi phí sự kiện bao gồm: Chi phí thực, chi phí ngầm và chi phí quản lý rủi ro (hay còn gọi là phí dịch vụ)

  • Chi phí thực là chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị.
  • Chi phí ngầm là chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho và đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn có những khoản như % hoa hồng, chi phí đi lại trong quá trình đấu thầu dự án, chi phí mỗi lần gặp gỡ khách hàng …Những khoản này không thể kể ra khi làm báo giá sự kiện như một hạng mục thông thường, bắt buộc người lập kế hoạch phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục. Đây cũng là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.
  • Chi phí quản lý là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức event. Mức chi phí này thường dao động từ 3% đến10% tổng giá trị hợp đồng. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục những phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện mà không làm gia tăng chi phí thực hiện event theo hợp đồng.

Dựa vào những điều này, hãy cung cấp cho khách hàng một giải pháp tổng thể để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện bằng cách:

Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Thăng Long Event 2

Tìm hiểu thật cụ thể để biết khách hàng cần gì và muốn gì? Liệt kê chi tiết những hạng mục cần thiết cho event, cái nào phải sản xuất, cái nào có thể thuê ngoài là một trong những điều kiện tiên quyết để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí sản xuất.

Hãy lên kế hoạch thật rõ ràng đồng thời thống nhất sớm với khách hàng. Một kế hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm chi phí phát sinh tăng chóng mặt. Những hạng mục đã sản xuất thì không được sử dụng mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao nhưng không mang lại nhiều hiệu quả vì thiếu thời gian chuẩn bị.

Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ tập trung đầu tư một số trang thiết bị chuyên biệt. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được chi phí lưu kho, khấu hao, cơ hội. Tuy nhiên khi thực hiện các dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ phải đi thuê lại của các đơn vị khác (gọi là nhà thầu phụ).

Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt, giảm thiểu rui ro và chủ động trong việc triển khai tổ chức sự kiện.

Tận dụng tối đa năng lực sẵn có để liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

Hầu hết các công ty làm dịch vụ đều không có sẵn trang thiết bị. Khi đi thuê lại của các đơn vị khác rồi tính giá chênh lệch cho khách hàng thì trong công thức tính các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng.

Thăng Long Event 3

Cung cấp cho khách hàng trang thiết bị bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó để tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo quan hệ hợp tác lâu dài. Khi nhận được một gói sự kiện tổng thể, hãy liên hệ và hợp tác với các công ty có thế mạnh bổ sung để đem đến cho khách hàng những gói dịch vụ với đơn giá trực tiếp của nhà cung cấp.

Đảm bảo tiến độ thực hiện

Một đội ngũ chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm thiểu chi phí.

Tiến độ ảnh hưởng rất nhiều đến ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu và rủi ro. Đảm bảo đúng tiến độ thì các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event được đảm bảo.

Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event

Bản chất của sự kiện là quảng cáo đồng thời là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình trước công chúng

Một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp nhiều mục tiêu tại một event của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sự kiện sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức: Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.

Một điều có thể thấy rõ ràng ở đây là nếu giữ nguyên chi phí, mục tiêu tăng lên thì hiệu quả cũng tăng lên.

Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Thăng Long Event 5

Ở đây vai trò của nhà quản lý dự án là vô cùng quan trọng. Họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện event họ đang phụ trách để từ đó có trách nhiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát, lãng phí.

Tận dụng lao động thời vụ

Sử dụng lao động thời vụ đặc biệt là sinh viên là cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công.

Tạo môi trường thực tập lý tưởng đồng thời liên kết với các trường đại học, cao đẳng để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp.

Lựa chọn chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Một chuyên gia tổ chức sự kiện, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần phải có tâm. Đặt vị trí của mình vào khách hàng để hiểu và biết cách chia sẻ với khách hàng.

Tư vấn kiểu móc túi; không đúng chỗ, đúng cách, đúng thời điểm cũng làm  chi phí gửi đến khách hàng không tối ưu. Phải biết điều gì phù hợp, điều gì không phù hợp đối với sự kiện của khách hàng và có trách nhiệm với chính công ty họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo lợi nhuận tối đa.

Thăng Long Event 4

Hãy nhớ rằng khách hàng luôn muốn rẻ nhưng không muốn bị chê là ít tiền và càng không muốn event của họ èo uột vì thiếu chi phí. Để làm được điều đó, các công ty tổ chức sự kiện phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đã và đang tạo được chỗ đứng trên thị trường.

Với chúng tôi công việc không chỉ là nghĩa vụ mà còn là trách nhiệm và sự đam mê với nghề nghiệp. Bằng uy tín và kinh nghiệm của mình, chắc chắn rằng quý khách hàng sẽ vô cùng hài lòng với dịch vụ của chúng tôi.

Gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm những dịch vụ hoàn hảo với mức chi phí hợp lý.

————————————————

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com    

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×