Những sai lầm thường gặp khi tổ chức Event

24/11/2016 10:22 205 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Việc tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, một kế hoạch hoàn hảo và rất nhiều yếu tố quan trọng khác. Tuy nhiên, có rất nhiều sai lầm mà người phụ trách chương trình thường gặp phải, đặc biệt là lính mới khiến chất lượng chương trình bị ảnh hưởng và thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Nhưng tránh được bao nhiêu thì tránh, nó sẽ giúp sự kiện của bạn hoàn hảo hơn trong mắt người tham dự. Bài viết này, Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long xin chia sẻ 10 lỗi thường gặp nhất khi tổ chức sự kiện mà có thể bạn sẽ mắc phải.

venu1

1. Không kiểm tra lại chính xác thời gian tổ chức sự kiện

Trước khi chốt ngày tổ chức sự kiện, bạn cần kiểm tra kỹ lại xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ hoặc một ngày bận công việc của một “sếp to” nào đó hay không

2. Không đến xem địa điểm trước khi đặt chỗ 

Thông thường, bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty và rất nhiều người có thói quen không đến xem địa điểm tổ chức sự kiện trước khi đặt chỗ. Điều này dẫn đến tình trạng ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại, ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Đây là một việc rất đáng chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn.

Hơn nữa, kiểm tra trước địa điểm sẽ giúp bạn có cơ hội xây dựng và tạo mối quan hệ tốt với nhân viên nơi sự kiện diễn ra mấy ngày sau đó.

3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn

Để mọi người biết và chú ý đến sự kiện, bạn cần thông báo cho họ trước một khoảng thời gian. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm bao nhiêu thì khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự sự kiện của bạn lớn bấy nhiêu.

4. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng

Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ và  không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thỏa thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”. Hợp đồng càng chi li, càng cụ thể càng tốt.

thanglongevent 5. Lên kế hoạch thất bại

Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm họa. Có rất nhiều thứ linh tinh, nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn giải quyết. Thảo luận với mọi người về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít bấy nhiêu

6. Không kiểm tra những ý kiến tham khảo

Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem điều đó có thật sự tốt như họ nói hay không.

7. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến phút cuối cùng

Công việc chuẩn bị cho sự kiện mất rất nhiều thời gian. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết sẽ gia tăng những căng thẳng không cần thiết.

8. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn

Bạn là người quản lý sự kiện và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với những gì đang diễn ra. Để người khác thay mặt điều khiển nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra theo chiều hướng bạn mong muốn.

9. Lờ đi yếu tố bất ngờ

Ngoài việc lên kế hoạch làm việc, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra khi tổ chức sự  kiện. Hãy chuẩn bị cho mình một kế hoạch B để nào cần, bạn sẽ dùng luôn đến nó.

10. Cố gắng tiết kiệm ngân sách.

Nhiều người có xu hướng đưa ra quyết định hoàn toàn dựa vào giá cả. Tuy nhiên giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi lựa chọn.

————————————————

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×