Những lưu ý khi Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách

14/10/2019 09:00 4 044 views Chuyên mục: Kiến thức

5 (100%) 2 votes

Nhưñg yêu cầu về hình thức và nội dung thiếp mời

Thiếp mời tham gian sự kiện (Event Invitation Cards), có rất nhiều hình thức khác nhau. Cho dù bạn là một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có rất nhiều kinh nghiệm, nhưng trí tưởng tượng của bạn cũng sẽ có những giới hạn nhất định. Vì vâỵ đối với hình thức thiếp mời, khi bạn thiết kế hoặc xem xét thiết kế nên tham khảo trên Internet, có vô số mẫu với những hình thức vô cùng ấn tượng cho bạn tham khảo và học hỏi.

Các yêu cầu cơ bản đối với hình thức của thiếp mời:

Phù hợp với loại hình sự kiện
Chuyển tải được một phần thông điệp, y ́tưởng của sự kiện
Tôn trọng nhưng tạo sự thân thiện đối với người được mời
Với các sự kiện quan trọng, thiếp mời nên được thiết kế chuyên nghiệp, in ấn cẩn thận. Tuy nhiên với các sự kiện không quá quan trọng thiếp mời có thể được in ra từ máy in thông thường.
Với các loại hình liên quan đến các cơ quan nhà nước, hoặc đã có những chuẩn mực nhất định cần tham khảo hình thức phổ biến trong xã hội để trình bày giâý mời.
Thiếp mời, cần được để trong phong bì (có thể in riêng phong bì cho thiếp mời – nếu cần thiết).
Không nên sử dụng giấy mời theo hình thức bản photo copy (trong thực tế vẫn tồn tại ở Việt Nam), vì điều naỳ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của ban tổ chức và khách sẽ cảm thấy không được tôn trọng đúng mức..

Đối với nội dung thiếp mời sự tham gia sự kiện cần chú ý đến các nội dung cơ bản sau:

Cần có lời chào/ lời mời: các lời chào/ lời mời thông dụng như thân mời, kính mời quý vị/ quý khách tham dự… Trường hợp cần thiết có tên khách trên thiếp mời, có thể in trực tiếp lên thiếp (cách naỳ tốn kém rất ít sử dụng, nếu có thường cho những thiếp mời/ hoặc giâý mời in ở máy in thông thường). Trường hợp thiếp mời được đặt hàng in ấn, tên khách có thể viết tay, tuy nhiên chữ viết phải đẹp, nét thoáng và dùng loại bút, màu mực phù hợp.
Tên sự kiện
Mô tả sự kiện
Ngày giờ tiến hành
Địa điểm tổ chức
Địa chỉ/ số điện thoại/ Email/ số fax (và lời đề nghị tế nhị) để khách mời có thể hồi âm đến ban tổ chức, hoặc hỏi thêm thông tin.
Cuối cùng, không thể thiếu sự hiếu khách và sẵn sàng đón tiếp từ ban tổ chức thông qua lời kết (Lời cảm ơn/ Chúng tôi rất hân hạnh được đón tiếp quý khách/ Sự có mặt của quy ́khách là niềm vinh dự cho ban tổ chức chúng tôi…)

Tuỳ theo sự kiện, trong thiếp mời có thể bổ sung các thông tin khác như:

Chương trình chính của sự kiện
Các chỉ dẫn đi kèm
Bãi đậu xe
Người đi kèm, các dịch vụ miễn phí
Trang phục…
Tài liệu đi kèm

Trong một số trường hợp, người ta có thể dùng giâý mời thay cho thiếp mời. Nếu cơ bản về hình thức và nội dung như trên điều khác biệt chỉ là tên gọi. Nhưng nếu giâý mời được soạn theo những mẫu chính thống (thường dùng trong các cuộc hội thảo, hội nghị của nhà nước chẳng hạn), ngoài các thông tin cơ bản như đã trình baỳ ở trên, nội dung và hình thức của nó có thể phải tuân theo những yêu cầu nhất định. Ví dụ hiện nay (năm 2009) có thông tư 55/2002/TTLTBNV-VPCP hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản. Nếu bạn tổ chức sự kiện cho các cơ quan nhà nước nên tham khảo các hướng dẫn trong các quy định của nhà nước.

Chuẩn bị thiếp mời/ giấy mời

Đối với tiêu chuẩn Âu, Mỹ thiếp mời cho các sự kiện quan trọng cần được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện từ 3 đến 4 tháng. Tuy nhiên trên thực tế ở Việt Nam có nhiều sự kiện thời gian chuẩn bị ngắn, do đó cần tính toán thời gian một cách đầy đủ để có thể xác định tiến độ chuẩn bị thiếp mời/ giâý mời. Các khoảng thời gian cần quan tâm có thể tính ngược theo cách: thời điểm chốt danh sách khách mời, thời gian khách phản hồi, thời gian gửi thiếp cho khách, thời gian thiết kế, in ấn thiếp, thời gian dự phòng…

Ví dụ: ngày 25/2 tổ chức sự kiện, và cần chốt lại thông tin về khách vào ngaỳ 15/2, nếu thơì gian dành cho khách phản hồi là 1 tuần, thời gian gửi thiệp là 3 ngày, thời gian thiết kế, in ấn (cả chỉnh sửa, duyệt bản in…) là 9 ngày, thơì gian dự phòng là 5 ngày. Như vậy, tổng thời gian là 24 ngày, nên phải chuẩn bị cho việc in thiếp mời từ ngaỳ 20/1.

Ngoài các loại thiếp hoặc giấy mời đơn giản mà nhà tổ chức sự kiện có thể tự thiết kế và in ra từ máy in thông thường, còn đối với việc đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời nhà tổ chức cần chú y:́

Cần có một danh mục các cơ sở nhận thiết kế, in ấn thiếp mời noí riêng và các loại vật dụng tương tự nói chung. Tốt nhất, trong quá trình tổ chức sự kiện nên lựa chọn một số nhà cung cấp có uy tín, chất lượng và mối quan hệ tốt.
Cung cấp đâỳ đủ các thông tin về: Ý tưởng, mục tiêu của sự kiện, các nội dung cần có trong thiếp mời; các yêu cầu riêng về thiếp mời của ban tổ chức…
Thông báo và thống nhất về thời gian lịch trình làm việc với nhà in (như thời gian thiết kế, in ấn/ thời gian xem bản mẫu, thời gian chỉnh sửa, thời gian in chính thức, thời gian bàn giao thiếp cho bên đặt hàng…)
Cung cấp những thông tin khác mà nhà in cần có (như hình ảnh, logo của nhà đầu tư sự kiện…)
Phân công nhân viên phụ trách theo dõi tiến độ, cũng như các công việc liên quan đến thiếp mời. – Nên soạn thảo hợp đồng với bên nhận in ấn, thiết kế (cho dù là những hợp đồng đơn giản)

Chú y,́ trường hợp thiếp mời có gửi kèm theo tài liệu hội thảo, vé vào cửa… Song song với việc chuẩn bị thiếp mời là công tác chuẩn bị các vật dụng gửi kèm này, mặt khác trong tiến độ cần chú ý đến thời gian chuẩn bị các đồ gửi kèm. Chẳng hạn thơì gian chuẩn bị tài liệu là 3 tháng, trong khi thời gian chuẩn bị thiếp là 2 tháng, thì phải tính toán cho việc chuẩn bị tài liệu sớm hơn 1 tháng.

Gửi thiếp mời/ giấy mời

Theo thông lệ ở Âu, Mỹ thiếp mời thường được gửi đến cho khách mời trước khi diễn ra sự kiện từ 2-3 tháng để khách có kế hoạch và phản hồi thông tin với ban tổ chức sự kiện. Ở Việt Nam khoảng thời gian khách nhận thiếp có thể ngắn hơn tuỳ theo từng sự kiện, điều cần chú y ́là thời điểm khách nhận được thiếp mời đến thời gian sự kiện diễn ra phải đủ cho khách có thời gian chuẩn bị, sắp xếp kế hoạch của mình. Ngoài ra nếu thời gian quá gấp khách sẽ không thể tham gia sự kiện (do không thay đổi được kế hoạch khác đã có trước của mình chẳng hạn) điều naỳ không chỉ gây cho khách cảm giác không được tôn trọng đúng mức mà còn gây ra khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện.

Thiếp mời có thể được gửi qua bưu điện, hoặc do ban tổ chức mang trực tiếp cho khách. Việc lựa chọn cách thức gửi thiếp tùy theo thời gian dự tính, đối tượng khách, khoảng cách, chi phí… cho việc gửi thiếp.

Trong trường hợp gửi thiếp trực tiếp, nhà tổ chức sự kiện sẽ chủ động hơn về mặt thời gian, kiểm soát được việc thiếp đến tay khách mời, tuy nhiên cách thức naỳ thường khá tốn kém và chỉ phù hợp đối với khách mời ở khoảng cách gần (ví dụ trong cùng một địa phương). Đối với việc gửi thiếp qua bưu điện, khi tiến hành gửi thiếp cho khách cần chú y:

Tên khách trong thiếp mời và trên phong bì phải trùng nhau.
Lập và theo dõi lịch trình gửi thiếp (đặc biệt với nhóm khách quan trọng). Trong lịch trình cần tính đến số khoảng thời gian tối đa, tối thiểu cho việc gửi thiếp và nhận thông tin phản hồi từ phía khách.
Đối với các khách mời quan trọng nếu cần thiết nên gửi thiếp theo hình thức thư bảo đảm/ điện hoa…
Trong trường hợp thời gian gửi thiếp cho phép ngắn nên lựa chọn hình thức gửi thiếp chuyển phát nhanh, hoặc đặt hàng với các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thư tín (ký hợp đồng/ thỏa thuận về thời gian, giá cả với các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thư tín).
Ngoài ra, cần xem xét đến cước phí cho việc vận chuyển, các loại mẫu, kích cỡ phong bì khi gửi thiếp. Ví dụ: thiếp mời khách tham gia một cuộc hội thảo khoa học kèm theo tài liệu sẽ phải dùng một phong bì cỡ lớn đây là điều nhà tổ chức sự kiện cần phải tính đến.

Trên đây là những kinh nghiệm mà Thăng Long Event tổng hợp lại trong suốt quá trình hơn 10 năm làm việc muốn gửi đến các bạn. Hi vọng có thể là nguồn tài liệu giúp các bạn mới vào nghề hoặc các công ty doanh nghiệp tự đứng lên tổ chức sự kiện của mình có thể tham khảo thêm.

Thăng Long Event đồng thời cung cấp các dịch vụ bao gồm

– Xây dựng ý tưởng hấp dẫn, mang lại dấu ấn riêng cho lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

– Cung cấp trang thiết bị sự kiện như: sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhà giàn không gian, màn hình Led, màn chiếu, bàn ghế, cổng chào

– Cung cấp nhân sự biểu diễn như MC, ca sĩ nổi tiếng, ban nhạc, nhóm múa, vũ đoàn, PG, múa lân sư rồng, trống hội…

– Cung cấp các thiết bị chất lượng, hiện đại cho nhiều sự kiện khác nhau

– Cung cấp tiệc menu, tiệc buffet, tiệc trà…

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được các tư vấn miễn phí khi tổ chức chương trình bạn nhé.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG
Địa chỉ: Phòng 708 – toà nhà Thăng Long, số 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0973819898 – 0909359966
Đt : 02439322558/ 02439322832
Email: nghethuatthanglong@gmail.com