Những điều cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

04/04/2017 08:49 115 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Những điều cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
5 (100%) 5 votes

Đã làm tổ chức sự kiện, không ai là không có lần phải đối mặt với việc xin cấp giấy phép. Cho dù ở vị trí nào, từ lên kế hoạch cho đến thực thi thì bạn cũng phải nắm được những bước cơ bản để việc xin giấy phép được diễn ra suôn sẻ, không có trục trặc.

Thăng Long Event 3]

Bài viết dưới đây, Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long (Thăng Long Event) xin chia sẻ đôi điều bạn nên lưu ý về thủ tục xin cấp phép:

Thời hạn xin cấp giấy phép

Bạn phải đặc biệt chú ý đến thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin giấy phép. Sẽ có nhiều phát sinh mà bạn không thể nào lường trước được. Trong những lần đầu tiên, việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm bạn mất nhiều thời gian hơn so với dự tính. Chính vì vậy, hãy luôn là người chủ động để đảm bảo nộp hồ sơ đúng thời hạn mà không bị thiếu sót.

Bên cạnh đó, thời gian nhận lại giấy phép cũng là điều bạn phải lưu ý. Ở những khu trung tâm hoặc những nơi mang tính chất chính trị, thời hạn cấp phép tổ chức sự kiện có thể sẽ kéo dài hơn so với những nơi khác.

Giấy tờ cần nộp

Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép tổ chức sự kiện đó là:

Thăng Long Event 1

  • Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao).
  • Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng.
  • Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
  • Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
  • Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền, bản ghi lời bài hát (lyric) nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ.
  • Sự kiện phải ghi rõ có bán vé hay không và nếu có thì cần nộp kèm maket vé bán.
  • Với những chương trình biểu diễn có sự xuất hiện nghệ sĩ quốc tế; bạn cần chú ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó.
  • Nếu có chương trình có hoạt động rút thăm may mắn hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
  • Nếu sự kiện của bạn là một giải đấu thì phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan tổ chức giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.

Tất cả các giấy tờ đều cần đóng dấu giáp lai, ở nơi nhận ghi chú rõ là có nộp lưu chiểu. Nếu như bạn không chú ý điều này, việc chuẩn bị hồ sơ giấy tờ sẽ rất vất vả và tốn nhiều thời gian.

Xin cấp phép tại các địa phương

Bạn cần phải chú ý đặc biệt đến thời hạn và thời gian nộp, xin giấy phép con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như festival, gala,… mang tầm vóc địa phương; bạn cần trình đề án tổ chức có kèm công văn của UBND tỉnh (thường bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, kế hoạch tài trợ nếu có…).

Ngoài ra từng địa phương đều có những quy định riêng về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện mà bạn cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm.

Thăng Long Event 2

Một số tỉnh như Bến Tre, Tiền Giang,… cấm tổ chức roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với những tỉnh khác việc này là bình thường. Tại thành phố Hồ Chí Minh bạn phải lưu ý 7 tuyến đường cấm chạy roadshow là Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa và 7 nơi cấm tập trung là nhà hát lớn, tượng đài Bác Hồ trước UBND thành phố, bưu điện, nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán.

Mặc dù đã xin cấp phép nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất trật tự an ninh, ách tắc giao thông,…bạn nên gửi công văn thông báo cho chính quyền địa phương nơi tổ chức để họ biết và hỗ trợ khi cần thiết.

Bạn cũng không nên tin tưởng tuyệt đối vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc xin dùm giấy phép, bảo lãnh chương trình… mà thực hiện các chương trình khi chưa có giấy phép trong tay. Đã từng có Event trị giá hàng tỷ đồng phải hủy bỏ và tháo dỡ vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức đánh liều tổ chức ở nơi nhạy cảm về mặt chính trị mà chưa có giấy phép đồng ý của cơ quan chức năng.

Tóm lại, đối mặt với những vấn đề pháp lý trong Event là đối mặt với những thủ tục, giấy tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương… đòi hỏi bạn cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không hay xảy ra cho sự kiện của mình.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đảm bảo giải quyết nhanh chóng những tình huống phát sinh, giảm thiểu tối đa rủi ro, giúp khách hàng có được một event thành công.

Gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn trực tiếp và trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất với mức chi phí ưu đãi.

————————————————

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com    

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×