Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

25/11/2016 12:29 210 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
5 (100%) 3 votes

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, sức chứa lớn,…. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công, bạn phải chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố.

Sau đây là một số điều bạn cần lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện ngoài trời:

Lựa chọn địa điểm tổ chức

lưu-ý-khi-lựa-chọn-địa-điểm-tổ-chức-gala-dinner-1

Đây là vấn đề quan trọng, góp phần tạo sự thành công của sự kiện. Bạn cần nắm rõ sự kiện mà mình tổ chức để căn cứ vào đó tìm địa điểm phù hợp nhất. Địa điểm phải phù hợp với style tổng của chương trình. Bạn nên tìm nơi có không gian rộng rãi, phù hợp với lượng khách mời, thêm vào đó thiết kế độc đáo và làm nổi bật được nội dung chủ đạo của buổi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Giấy phép cho sự kiện

Sự kiện dù lớn hay nhỏ bạn cũng nên lưu ý việc xin giấy phép để buổi tổ chức sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và không bị gặp các bất lợi ngoài ý muốn.

Sức hút của sự kiện

THANGLONG EVENT 4

Trước ngày sự kiện được tổ chức, bạn cần phải có các kế hoạch marketing rộng rãi để tin tức về sự kiện được lan tỏa, thu hút sự quan tâm của cộng đồng và đông đảo khách mời tham dự hơn, nhằm đạt được những mục đích của sự kiện.

Trang trí và thiết kế

Trang trí và thiết kế đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.

Trang trí không gian phải thật ấn tượng và đẹp mắt để thu hút người xem. Ngoài bong bóng và hoa; bạn nên sắp xếp nhiều standee, phướn dọc, banner,… quanh khu vực tổ chức giúp không gian bớt trống trải và tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Hệ thống âm thanh và ánh sáng

Vì tổ chức ngoài trời nên không gian khá rộng. Điều này đòi hỏi hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công suất mạnh để đảm bảo cho toàn thời gian diễn ra sự kiện.

Chỗ để xe                                       

Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách. Dựa trên số lượng khách mời để tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho người tham gia được thuận lợi.

THANGLONG EVENT 2

Nếu các sân bãi cho thuê có sẵn khu vực để xe cho khách, bạn phải trao đổi và thỏa thuận cụ thể, tránh các trường hợp về mất mát tài sản của khách. Bên cạnh đó cần sắp xếp người để hướng dẫn khách đến địa điểm tổ chức để trật tự hơn.

Chương trình cho sự kiện

Hãy lên một kịch bản chương trình thật hấp dẫn để lôi cuốn tất cả mọi người quan tâm và theo dõi. Có thể xen lẫn các trò chơi, các tiết mục văn nghệ, các chương trình bốc thăm trúng thưởng, … để tạo không khí vui tươi và thoải mái cho khách mời.

Vệ sinh

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần  có các thùng rác gần địa điểm và thuận tiện bỏ rác. Các nhà vệ sinh cần phải sạch sẽ và phục vụ đủ nhu cầu của số lượng người trong sự kiện.

An ninh

Phải có đội ngũ bảo vệ an ninh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, vì đông người nên sẽ có rất nhiều vấn đề nảy sinh cần được giải quyết. Và điều cần thiết là giao cho một số người nhất định chịu trách nhiệm về y tế, cấp cứu và thuốc men… trong các trường hợp khẩn cấp.

Với những chia sẻ trên đây, Thăng Long Event hi vọng các bạn sẽ có những sự kiện tổ chức ngoài trời thành công.

——————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×