Lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện khai trương

12/10/2019 11:17 898 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức

5 (100%) 1 vote

Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện có thể tiến hành theo những cách khác nhau tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện, ý tưởng cũng như khả năng của nhà tổ chức sự kiện. Ngoài ra quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện còn phụ thuộc vào hình thức lập dự toán cũng như việc ký kết hợp đồng công việc giữa chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện

Thông thường một kế hoạch tổng thể của sự kiện khai trương được xây dựng theo các quy trình sau:

Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện
Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách (kế hoạch) cho sự kiện
Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự kiện
Bước 5: Hoàn thiện chương trình
Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình, kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết)
Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện
Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện khai trương

Trong thực tế quy trình với đầy đủ các bước như trên thường áp dụng trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện không đưa ra hoặc đưa ra một giới hạn tương đối hợp lý, rộng rãi cho tổng kinh phí tổ chức sự kiện. Trường hợp này, nhà tổ chức sự kiện thường lập chương trình dựa trên các ý tưởng của sự kiện từ đó mới xác định và điều chỉnh dự toán cho phù hợp. Quy trình trên cũng thích hợp trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện định giá cho các công việc liên quan đến hoạt động của mình (như lập chương trình, lên kế hoạch, chuẩn bị, giám sát…) còn đối với tất cả các dịch vụ khác có trong sự kiện sẽ do nhà đầu tư sự kiện trực tiếp chi trả.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi nhà đầu tư sự kiện đưa ra một giới hạn khá chặt chẽ thậm chí eo hẹp về tổng kinh phí tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện bắt buộc phải xây dựng chương trình trong phạm vi kinh phí đã giới hạn đó. Trường hợp này thường khiến nhà tổ chức sự kiện bị bó hẹp các ý tưởng sáng tạo, các hoạt động trong sự kiện thường bị cắt bỏ hoặc giảm bớt về mặt số lượng, chất lượng. Chính vì vậy sự kiện khó đạt được các mục tiêu đã đề ra, người ta thường yêu cầu điều này trong trường hợp tổ chức sự kiện chỉ để mang tính hình thức, chiếu lệ hoặc đáp ứng một định chế nào đó mà nhà đầu tư sự kiện phải miễn cưỡng tuân theo.

Với các nhà tổ chức sự kiện có đẳng cấp và giàu tính sáng tạo, họ sẽ chối từ tổ chức các sự kiện thuộc loại này vì nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của họ. Tuy nhiên, ở Việt Nam với quan điểm khá thoáng “tiền nào của nấy” loại sự kiện này vẫn được các nhà tổ chức sự kiện chấp nhận tổ chức vì họ vẫn có thể thu được những lợi ích kinh tế nhất định. Điều cần xem xét là so sánh giữa lợi ích kinh tế đạt được và những mất mát về uy tín, thương hiệu của mình trong quá trình cạnh tranh tổ chức sự kiện.

Thăng Long Event đồng thời cung cấp các dịch vụ bao gồm

– Xây dựng ý tưởng hấp dẫn, mang lại dấu ấn riêng cho lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

– Cung cấp trang thiết bị sự kiện như: sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhà giàn không gian, màn hình Led, màn chiếu, bàn ghế, cổng chào

– Cung cấp nhân sự biểu diễn như MC, ca sĩ nổi tiếng, ban nhạc, nhóm múa, vũ đoàn, PG, múa lân sư rồng, trống hội…

– Cung cấp các thiết bị chất lượng, hiện đại cho nhiều sự kiện khác nhau

– Cung cấp tiệc menu, tiệc buffet, tiệc trà…

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được các tư vấn miễn phí khi tổ chức chương trình bạn nhé.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG
Địa chỉ: Phòng 708 – toà nhà Thăng Long, số 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0973819898 – 0909359966
Đt : 02439322558/ 02439322832
Email: nghethuatthanglong@gmail.com