Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

23/03/2017 08:20 134 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Tổ chức sự kiện thành công là bước đầu tiên tạo dấu ấn đối với khách mời – những khách hàng tiềm năng trong tương lai. Mùa mưa sắp đến. Việc tổ chức những sự kiện ngoài trời như khởi công, động thổ, lễ hội văn hóa, trình diễn âm nhạc, thi đấu thể thao,… không được thuận lợi bởi các thay đổi bất thường của thời tiết. Chính vì vậy, người làm event nên có những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão,….

THANGLONG EVENT 6

Bài viết dưới đây Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long (Thăng Long Event) xin chia sẻ với bạn đọc một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời và những lưu ý cần thiết để sự kiện của bạn được diễn ra thành công tốt đẹp.

Dự trù kinh phí

Đọc kỹ nội dung bản kế hoạch trước khi lập dự trù kinh phí cho sự kiện. Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để biết giá cả chính xác từng hạng mục nếu bạn không chắc chắn về điều đó.

Dự trù kinh phí rất quan trọng. Kinh phí để làm một event ngoài trời vào mùa mưa sẽ có sự chênh lệch nhất định so với mùa nắng bởi phải trang bị thêm một số thứ để đề phòng sự thay đổi thất thường của thời tiết. Mặc dù chưa chắc đã dùng đến nhưng đừng quên dự trù kinh phí cho phương án B này. Sự kiện diễn ra tốt đẹp thì không sao nhưng nếu xảy ra sự cố mà không có thiết bị thay thế hay sửa chữa thì sự kiện của bạn có thể bị đổ bể từ những phát sinh nhỏ nhất.

Trong trường hợp dự đoán được thời tiết của ngày tổ chức sự kiện; bạn có thể thiết kế, thi công sân khấu, nhà giàn không gian, backdrop chắc chắn, cố định hơn bình thường để có thể chịu được nước mưa hay gió mạnh tạt vào.

Địa điểm

Tốt nhất bạn nên lựa chọn địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời vị trí một cách dễ dàng.

THANGLONG EVENT 5

Để làm được điều này, bạn nên lên phương án chi tiết khi trời mưa sẽ tiến hành dời những thứ gì, tổ chức lại hoạt động ra sao và chuẩn bị trước địa điểm trong nhà như thế nào. Tuy nhiên không phải lúc nào việc di chuyển địa điểm tổ chức cũng diễn ra thuận lợi do tính chất phức tạp của nhiều event. Lúc này bạn sẽ cần đến những phương tiện che mưa hiệu quả.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý không làm sự kiện ở những bãi đất không lát xi măng bởi khi mưa xuống chúng sẽ biến thành bãi sình khổng lồ, vừa nhớp nháp khi đi lại vừa có thể lún đất làm hư hại các cọc cắm, lều bạt. Trong trường hợp tổ chức lễ khởi công, động thổ,… bắt buộc phải làm trên các bãi đất trống; hãy xử lý nền bằng cách rải đá dăm hoặc kê palet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt bằng, ngăn chặn ẩm ướt, sình lầy.

Các phương tiện che chắn

Các loại nhà giàn không gian, nhà bạt, nhà lều đều rất hữu dụng trong điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho event diễn ra bình thường.

THANGLONG EVENT 7

Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng dù che. Mặc dù ít tốn kém hơn nhưng nhược điểm là dễ bị lật đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng là 18m, 22m và 24m. Tùy vào diện tích của khu vực tổ chức sự kiện mà bạn có thể lựa chọn loại dù sao cho phù hợp.

Sử dụng các loại nhà giàn không gian, nhà bạt, nhà lều cho lễ khởi công, động thổ vừa kiên cố vừa thẩm mỹ lại tạo sự trang trọng. Nếu các sự kiện được tổ chức trong không gian rộng, bạn có thể sử dụng dù che lớn để tiết kiệm chi phí.

Tiếng ồn

Ngay cả khi đã tìm được địa điểm an toàn với nước mưa thì bạn vẫn sẽ phải đối phó với một vấn đề nữa đó là tiếng ồn gây ra khi mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những âm thanh này làm phân tán sự chú ý hoặc lấn át những âm thanh trong sự kiện, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Dù cầm tay

Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc dù cầm tay. Khi trời đổ mưa, các PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của các bạn.

THANGLONG EVENT 9

Hiện nay, Thăng Long Event được đánh giá là một trong những công ty có chất lượng và mức giá tốt nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hà Nội và các tỉnh miền Bắc. Một trong những thế mạnh của chúng tôi là luôn đầu tư, sáng tạo ra những ý tưởng tổ chức mới lạ, hấp dẫn, đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.

Với mỗi chương trình được tổ chức, lời nhận xét đầu tiên khách hàng dành cho chúng tôi là sự chuyên nghiệp, nhiệt thành và khả năng xử lý linh hoạt mọi tình huống.

Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như mức giá cả.

———————————————-

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com    

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×