Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc

09/01/2018 20:30 111 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức
Rate this post

Lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc không phải là dễ, nhưng cũng không phải là quá khó nếu như bạn có những kiến thức nền căn bản về tổ chức tiệc. Nói đến việc tổ chức tiệc, điều quan trọng nhất là cần tạo ra được một bữa tiệc ấm cúng, vui vẻ, gây ấn tượng mạnh với người tham dự, khi đó bạn đã thành công.

ke-hoach-to-chuc-tiec

1. Thời gian tổ chức tiệc

Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng, bởi thời gian quyết định trực tiếp đến nhiều vấn đề. Trước hết đó là vấn đề sự có mặt của khách mời. Đương nhiên bất cư ai khi tổ chức tiệc đều mong muốn các khách mời sẽ có mặt đông đủ nhất có thể, bởi vậy hãy lựa chọn thời gian phù hợp. “Phù hợp” ở đây nghĩa là thuận lợi cho các khách mời để có thể có mặt đúng giờ và tránh các ngày lễ hoặc các sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm.

  1. Chủ đề tiệc

Chủ đề, concept sẽ là kim chỉ nam định hướng cho toàn bộ các hoạt động diễn ra trong bữa tiệc. Không ai ấn tượng tốt nổi với một bữa tiệc với các hoạt động bừa phứa không theo một quy luật gì. Sự thống nhất sẽ là chìa khóa tiên quyết đưa đến thành công cho một bữa tiệc. Hơn thế nữa, có chủ đề, bạn sẽ cắt giảm được khá nhiều các chi tiết rườm rà và quyết định được cả cách trang trí bữa tiệc đó như thế nào. Hãy cố gắng chọn chủ đề sao cho các khách mời đều thích chủ đề đó.cach-to-chuc-tiec

  1. Ngân sách

Trong bài viết trước chúng tôi đã đưa ra hướng dẫn về các nguyên tắc quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện. Đây là một vấn đề đáng được ưu tiên chú ý hàng đầu, bởi nếu vượt ngân sách thì toàn bộ kế hoạch của event planner sẽ bị ảnh hưởng không ít. Vì vậy, phần còn lại của các bước lên kế hoạch tổ chức sẽ phải xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được.

Bạn phải là người khéo léo để cân đối các khoản thu chi trong ngân sách tổ chức tiệc và có nhiều phương án để cắt giảm chi phí trong trường hợp cần thiết. Ví dụ nên cắt giảm chi phí cho phần ăn uống nếu như chú trọng vào trang trí, tự làm các đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ, sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê band nhạc sống, v.v…

  1. Chọn địa điểm

Tiếp theo là địa điểm tổ chức. Khi tìm hiểu về địa điểm tổ chức, bạn cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề thời tiết, hãy nghiên cứu thật kỹ về thời tiết và địa hình địa thế của nơi đó để làm nên một bữa tiệc đáng nhớ. Hơn thế nữa, việc chọn địa điểm hợp lý với chủ đề và các hoạt động của bữa tiệc sẽ giúp bạn hạn chế các rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt là các rủi ro khi tổ chức tiệc ngoài trời.

  1. Lên danh sách khách mời

Nên giới hạn số lượng khách mời nhất định mà bạn mời tới bữa tiệc, số lượng này cần hợp lý để tương thích với không gian tiệc bạn dự định tổ chức. Việc lên danh sách khách mời từ trước còn giúp bạn tính toán được menu các món ăn, thức uống, số ghế ngồi, số nhân viên phục vụ…

  1. Mời khách

Bạn sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác sau khi liên hệ với từng người khách mời. Trong toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra, bạn nên có sự liên lạc với khách hàng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa ra danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bạn có thể gửi thư tay hoặc gửi email tùy ý muốn.V_0282

  1. Đồ ăn và âm nhạc

Dù không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng đồ ăn, thức uống và âm nhạc được coi là gia vị giúp bữa tiệc của bạn gây ấn tượng với người thưởng thức hơn. Các món ăn buổi tiệc phải tạo nên sự hài hòa trong khẩu vị, có nghĩa là đáp ứng được số đông khẩu vị của các vị khách mời. Hơn hết, những món ăn luôn phải đảm bảo sự tươi ngon trong suốt bữa tiệc và phải bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm cho khách hàng.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 024 3655 8518

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support: