Giải quyết các vấn đề liên quan đến khách mời trong tổ chức sự kiện

28/03/2017 08:00 74 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Giải quyết các vấn đề liên quan đến khách mời trong tổ chức sự kiện
5 (100%) 13 votes

Sự xuất hiện của khách mời đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của mỗi sự kiện. Bạn cần lựa chọn địa điểm và lên kế hoạch thật chu đáo để thuận lợi cho khách mời đến tham dự. Tuy vậy vẫn có rất nhiều tình huống rủi ro có thể xảy ra như số lượng người tham dự quá ít, va chạm, bạo lực,…

Một vài giải pháp mà Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long đưa ra sau đây sẽ giúp bạn giải quyết nhanh các sự cố này:

Quản trị khách mời

Thăng Long Event 3

Ngay từ khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, việc đầu tiên bạn cần phải làm là lên danh sách khách mời theo thứ tự ưu tiên. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận. Trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên giữ  liên hệ để cập nhật tình trạng khách mời. Danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng từ hai đến ba ngày.

Với các sự kiện hoạt náo, khai trương, ra mắt sản phẩm mới… cần lượng người tham dự đông đảo (chủ yếu là người dân xung quanh hoặc người có mặt tại địa điểm diễn ra sự kiện); bạn phải lựa chọn thật tốt thời gian và địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Thường thì các sự kiện này sẽ được tổ chức sở các trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, công viên vào các ngày cuối tuần.

Khách mời tham dự quá ít so với kế hoạch

Với sự kiện là các buổi hội nghị, hội thảo, mở bán dự án bất động sản,…thường có ít khách mời hoặc khách mời đi quá muộn so với kế hoạch đã đề ra, hãy chủ động liên hệ để nhắc nhở họ về sự kiện đồng thời cho người công ty vào ngồi thay ghế hoặc tìm kiếm từ nguồn bên ngoài.

Thăng Long Event 1

Còn với những sự kiện tổ chức ngoài trời nhưng gặp thời tiết xấu, khách tham dự không thể tới được hoặc không có chỗ đứng, hãy nhanh chóng lắp đặt thêm nhà dù để bao rộng không gian lớn cho sự kiện.

Khách mời tham dự quá đông so với dự kiến

Trong trường hợp khách đến dự quá nhiều, để khắc phục tình trạng này hãy bổ sung thêm bảo vệ đồng thời phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự hoạt động của chương trình, tránh tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính.

Thăng Long Event 2

Đối với các sự kiện hội nghị, hội  thảo; lượng khách tham dự quá đông sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể yêu cầu đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sắp xếp thêm một vài bộ bàn ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn. Số lượng khách dôi ra này chắc chắn vẫn nằm trong khả năng kiểm soát của bạn.

Va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Những sự kiện mang tính chất cộng đồng thường có số lượng khách mời tham dự rất đông. Để chương trình được diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị đội hình bảo vệ tốt nhất để phòng tránh những sự cố, lộn xộn có thể xảy ra. Đối với những mâu thuẫn, xô xát hay sự bạo lực quá lớn vượt ngoài tầm kiểm soát, phải gọi điện báo ngay cho cảnh sát để họ đến và giúp trấn áp đám đông.

Thăng Long Event 2

Bên cạnh đó; trong quá trình làm việc với bên cung cấp địa điểm tổ chức, hãy yêu cầu họ có sự hỗ trợ về đội ngũ bảo vệ để các tình huống quá khích được hạn chế không dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện; đã tổ chức rất nhiều chương trình cho các công ty, tập đoàn lớn nhỏ trong cả nước tự tin đem đến cho quý khách hàng một buổi lễ trang trọng, gần gũi vừa tiết kiệm chi phí nhưng vẫn tạo được dấu ấn riêng trong lòng những người tham dự.

Gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn trực tiếp và trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất với mức chi phí ưu đãi.

———————————————

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com    

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×