Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

24/03/2017 10:07 431 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện chưa bao giờ là điều dễ dàng. Nếu để thiếu sót những khoản quan trọng, rất có thể bạn sẽ không đủ chi phí để chi trả cho nó.

Đã có rất nhiều bài viết chia sẻ về việc lập dự toán ngân sách sự kiện. Ở đây, Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long chỉ tóm tắt lại và đưa ra các nội dung chính cho việc này; đồng thời trình bày thêm một số cách tiết kiệm chi phí, giúp ngân sách eo hẹp của chúng ta có thể thực hiện thêm được những thứ khác.

Lập kế hoạch

Xác định tất cả những thứ cần chi tiêu cho sự kiện. Không chỉ có chi phí thuê địa điểm, bạn phải liệt kê tất cả các hạng mục và phân loại chúng. Điều này giúp cho việc tính toán ngân sách trở nên dễ dàng và bạn sẽ không bỏ sót bất cứ một hạng mục nào. Để tránh việc thiếu hụt; tất cả những yếu tố dù là rất nhỏ như giấy bút, keo dính,…cũng đều cần được liệt kê và đưa vào ngân sách.

Nếu bạn không chắc chắn về giá cả của hạng mục nào, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với các nhà cung cấp để lấy giá chính xác.

Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:

  • Chi phí thuê địa điểm.
  • Chi phí trang thiết bị phục vụ sự kiện.
  • Chi phí in ấn các ấn phẩm quảng cáo trong chương trình (banner, standee, tờ rơi, brochure…).
  • Chi phí décor..
  • Chi phí quảng cáo, truyền thông.
  • Chi phí tiệc.
  • Chi phí chụp ảnh, quay phim.
  • Chi phí nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…).
  • Chi phí tổ chức trò chơi, quà tặng.
  • Chi phí giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…).
  • Chi phí đi lại, vận chuyển.
  • Chi phí bảo hiểm, bảo vệ.
  • Chi phí phục vụ.
  • Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..).

Đối với những người lần đầu tiên được giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc hết sức khó khăn bởi bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi dịch vụ. Tuy nhiên theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn vì các sự kiện thường giống nhau ở một số hạng mục.

Lập tổng ngân sách dự kiến

budget calculation

Sau khi lập danh sách và chi phí cho từng hạng mục, bạn cần tổng hợp chúng lại để có cái nhìn tổng quát, thuận lợi cho việc cân đối hoặc định giá vé tham dự sao cho số người tham dự được tối đa cũng như giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết.

Chi phí dự phòng

Mọi tính toán tưởng chừng như rất kỹ càng nhưng trên thực tế bất kỳ một sự kiện nào cũng đều có những rủi ro mà bạn không thể lường trước.

Bạn nên ghi lại danh sách và hóa đơn cho những phát sinh ngoài ý muốn này. Trong bảng dự toán ngân sách, bạn nên để chi phí dự phòng chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí.

Tiết kiệm chi phí.

Quản lý ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí cũng là cách bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất:

Thăng Long Event 3

  • Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá cao
  • Những địa điểm trái mùa hoặc những địa điểm thường không có nhiều sự kiện được tổ chức có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí.
  • Kiểm tra website của địa điểm nơi bạn tổ chức sự kiện. Một địa điểm không có website hoặc website ít người truy cập cũng khá tiềm năng khi giảm được chi phí thuê.
  • Đối với các sự kiện có sử dụng tiệc, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến để tránh lãng phí vì số lượng người tham dự sẽ không bao giờ đầy đủ như trong danh sách.
  • Ghi lại tất cả và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí dù là nhỏ nhất trong suốt thời gian tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách càng sớm càng tốt.
  • Giám sát nhân viên, những người phụ trách chi tiêu các hạng mục.
  • Liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện. Họ sẽ tư vấn để bạn chi ra số tiền hợp lý nhất mà không bị lãng phí vào những khoản tiền không tên. Bên cạnh đó, nhờ mối quan hệ với các nhà cung cấp trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhà giàn không gian,…) và cung cấp nhân sự (ca sĩ, nhóm múa, PJ,..) các công ty tổ chức sự kiện sẽ có được mức giá tốt nhất cho bạn.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đảm bảo giải quyết nhanh chóng những tình huống phát sinh, giảm thiểu tối đa rủi ro, giúp khách hàng có được một event thành công.

Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cùng hệ thống trang thiết bị đầy đủ, hiện đại; Thăng Long Event luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng với mức chi phí hợp lý nhất.

———————————————-

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com    

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×