Để tổ chức sự kiện thành công

23/11/2016 09:25 117 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Để tổ chức sự kiện thành công
5 (100%) 1 vote

Tổ chức sự kiện không hề khó nhưng làm thế nào để sự kiện ấy thành công và chiếm được thiện cảm của những người tham gia lại là điều mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng có thể làm được.

1. Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Nhiều người thường coi nhẹ yếu tố địa điểm khi bắt đầu lên kế hoạch. Tuy nhiên sau đó họ đã nhận ra rằng không còn địa điểm trống nào cho sự kiện của họ. Bởi vậy sau khi ấn định ngày tổ chức, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý. Bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng, thủ tục để địa điểm của bạn không đột ngột bị ai đó tranh chấp mất. Với sự kiện được tổ chức ngoài trời, việc thống nhất với đơn vị cho thuê địa điểm về những hỗ trợ khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hợp đồng.

2. Phát triển kế hoạch và hành động theo nó

images1001016_5.Special_events

Đặt ra mục tiêu và đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn phải bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn. Kế hoạch cần được viết thật chi tiết, ai là người phụ trách và dead line cho công việc đó là bao giờ.

Bạn cũng cần có một kế hoạch trù bị cho những trường hợp xấu nhất (thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,…) để đảm bảo chương trình của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

3. Gửi thông điệp hiệu quả

Thư mời cần thông báo tới người tham dự những chi tiết : Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Tại sao?.

Hình thức của thư mời cũng nên đưa cho người tham dự gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự phối hợp màu sắc, font chữ.

4. Làm việc thông minh

Bạn hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người tham dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, …) để trước khi sự kiện diễn ra; bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ. Tránh nhập lại thông tin giống nhau cho mỗi dự án tổ chức.

planB_Logo_rot_blase

5. Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất

Chú ý tới vấn đề tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn của thực đơn. Bạn nên chuẩn bị cho mọi vấn đề có thể tiếp cận được.

6. Lập kế hoạch dự trù

Luôn có kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Nếu trời chuẩn bị mưa, hãy cân nhắc lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ.

7. Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời thường tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào. Những vật dụng bạn cần trang bị là: vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,…..

8. Theo sát khách hàng

Theo sát khách hàng xuyên trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng. Sau khi sự kiện kết thúc, bạn nên gửi thư cảm ơn kèm tấm ảnh của họ tại sự kiện. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.

9. Tỏ ra am hiểu về công nghệ.

Sự kiện được tổ chức; bạn chắc chắn sẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,…Hãy tạo một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru.

Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra.

10. Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ

Đừng ngại thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, nhà phân phối hoa,… Đôi khi những khoản chi tiêu thừa ra khỏi kế hoạch hoặc những phần mặc cả  này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

Với những chia sẻ trên đây, Thăng Long Event hi vọng sẽ giúp ích được bạn trong quá trình tổ chức sự kiện sắp tới

————————————————

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×