Để buổi họp báo diễn ra thành công

13/02/2017 13:47 80 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Tổ chức họp báo là hoạt động truyền thông quan trọng trong chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp, tổ chức. Ngoài mục đích thông cáo cho dư luận thông tin về sản phẩm và các sự kiện sắp diễn ra thì đây cũng là dịp để doanh nghiệp, tổ chức lắng nghe từ người tiêu dùng những phản hồi về sản phẩm, dịch vụ của mình. Chính vì thế, tổ chức họp báo được xem là kênh đối thoại trực tiếp, bổ trợ cho chiến lược truyền thông của doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, để có được một buổi họp báo thành công thì không phải là điều đơn giản.

Thăng Long Event 1

Bài viết dưới đây, Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long xin chia sẻ với quý bạn đọc 7 bước cơ bản để tổ chức một buổi họp báo đạt yêu cầu:

1. Chuẩn bị nội dung

Giới truyền thông đến với họp báo là để lấy thông tin. Do đó, phải đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện của bạn là những thông tin quan trọng và xác đáng nhất.

Trước khi bắt đầu triển khai họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số cơ quan báo đài mà chỉ nhận được câu trả lời ngập ngừng, không chắc chắn thì đó là lúc bạn cần xem lại nội dung chương trình.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Thăng Long Event 5

Có rất nhiều địa điểm có thể sử dụng để tổ chức họp báo. Các trung tâm hội nghị, khách sạn với hệ thống phòng họp hội tụ đủ những tiêu chuẩn về không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh,… là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay.

Một số công ty, doanh nghiệp vì “chơi trội” mà đã lựa chọn không gian ngoài trời để tổ chức họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp ngổn ngang, không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh; âm thanh thu về chỉ toàn tiếng gió.

3. Mời khách

Lời mời thường dưới dạng tư vấn truyền thông, trang trọng, ngắn gọn nhưng vẫn phải đầy đủ thông tin: chủ đề, địa điểm tổ chức, thời gian, khách mời có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn.

Trước khi gửi giấy mời chính thức từ 7 đến 10 ngày; hãy chủ động gửi fax, email cho các cơ quan báo chí để họ không bỏ quên lời mời của bạn.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

Thăng Long Event 2

Tư liệu họp báo phải được chuẩn bị thật rõ ràng, khoa học để nhà báo dễ dàng theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề buổi họp; bao gồm: kế hoạch họp báo (thời gian + nội dung), lý lịch trích ngang của các nhân vật có bài phát biểu, bài phát biểu soạn trước, hình ảnh, biểu đồ,….

Để tránh tình trạng phóng viên chỉ đến nhận những tài liệu cần có rồi về luôn; bạn có thể phát tài liệu theo từng phần của buổi họp.

5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Từ một đến hai ngày trước khi họp báo diễn ra; bạn phải gặp gỡ những nhân vật có bài phát biểu quan trọng để xem trước những nội dung sẽ được phát ngôn. Cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thế nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

MC phải giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được; không cần và cũng không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của những người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp.  Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

6. Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để nâng cao hình ảnh cuả doanh nghiệp, công ty bạn trong mắt báo giới. Do đó bạn cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả các khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo để từ đó đề ra hướng khắc phục.

7. Tổ chức họp báo

Thăng Long Event

Mọi thành viên nằm trong ban tổ chức phải có mặt trước ít nhất một giờ khi buổi họp báo bắt đầu. Kiểm tra lần cuối cùng hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, theo đúng timeline đã đề ra, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã dự phòng sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.

Khi kết thúc buổi họp, hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành cùng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, hiện đại; chúng tôi tự tin đem đến cho quý khách hàng một buổi họp báo chuyên nghiệp và thành công.

——————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×