Cần chuẩn bị những gì cho lễ khánh thành được tổ chức thành công?

26/07/2019 15:00 713 views Chuyên mục: Bản tin

Rate this post

Tổ chức lễ khánh thành là sự kiện quan trọng có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp về mặt hình ảnh và kinh doanh. Do đó, cần phải có một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn và chuyên nghiệp nhất để làm nổi bật những giá trị to lớn cho doanh nghiệp.

Cần chuẩn bị những gì cho lễ khánh thành?

Bất cứ một sự kiện nào muốn có được thành công đều phải chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng. Một sự kiện đôi khi chỉ diễn ra vài tiếng nhưng công tác chuẩn bị có thể mất cả tháng trời mới xong. Để cho buổi lễ khánh thành được tươm tất, chúng ta phải thực hiện những việc sau:

Xin giấy phép

Để khánh thành bất kỳ công trình nào, doanh nghiệp cũng cần phải xin giấy phép của các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Việc này có tác dụng lớn khi vừa tuân thủ các quy định của pháp luật, vừa nâng cao uy tín và thiện cảm đối với dân cư nơi chúng ta sẽ hoạt động sản xuất. Việc này có thể mất nhiều thời gian nên chúng ta ưu tiên làm trước, sau khi có giấy phép chúng ta sẽ chọn ngày khánh thành công trình.

Chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Khi hoàn thành việc xin giấy phép thì chúng ta lựa chọn ngày giờ khánh thành sao cho thuận lợi đối với khách hàng. Đa phần các doanh nghiệp thường chọn là thứ 7, chủ nhật để thu hút nhiều người tham gia nhất. Bên cạnh đó thì phải xem tử vi, phong thủy để chọn được ngày may mắn nhất.

Lên danh sách khách mời tham dự

Lễ khánh thành là sự kiện hoan hỷ của doanh nghiệp. Khách mời là những đối tác đã đồng hành, lãnh đạo chính quyền, bên thầu xây dựng, những khách mời danh dự, đại sứ thương hiệu, hình ảnh và những khách hàng tiềm năng quan tâm lớn đến sự kiện. Bên cạnh đó là các cơ quan báo chí, truyền thông cũng là khách mời của buổi lễ.

Lên danh sách chi tiết đầy đủ rồi lựa chọn hình thức gửi thư, thiệp hay gọi điện đều phải có nghiên cứu kỹ càng.

Lựa chọn chủ đề và lên ý tưởng

Những nghi thức của lễ khánh thành đã được đúc kết khá chuẩn mực nhưng tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà chúng ta sẽ lên những ý tưởng sáng tạo, độc đáo gây ấn tượng mạnh cho sự kiện. Qua đó, khéo léo giới thiệu và quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp tới công chúng.

Lên kế hoạch setup và trang trí sự kiện

Sau khi có kịch bản và ý tưởng chi tiết thì chúng ta sẽ lên được các hạng mục của chương trình. Từ đó sẽ dự trù được kinh phí, các trang thiết bị vật tư cần thiết. Đồng thời tiến hành trang trí không gian sự kiện.

Phân công các bộ phận một cách khoa học

Để sự kiện được diễn ra theo đúng kịch bản và ý tưởng thì cần sự phân công khoa học, phối hợp ăn ý giữa các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận đảm nhiệm những công việc khác nhau, không chồng lấn chức năng cũng như bố trí sai người vào công việc cụ thể.

Chúng ta nên họp và trình bày ý tưởng rồi phân công nhân lực vào các bộ phận có chức năng riêng biệt như: bộ phận điều phối, bộ phận kỹ thuật, bộ phận hậu cần, bộ phận MC, PG, PB, bộ phận an ninh, bộ phận đón tiếp khách. Mỗi bộ phận có đội trưởng chịu trách nhiệm cao nhất. Người quản trị và điều phối chương trình sẽ có những chỉ đạo chi tiết và linh hoạt cho toàn bộ hoạt động của sự kiện.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, khó khăn lớn nhất cho các doanh nghiệp khi tự tổ chức lễ khánh thành đó là không có được những nguồn lực cần thiết. Từ kinh nghiệm tổ chức sự kiện của con người cho đến trang thiết bị cần thiết cho sự kiện. Những phát sinh gặp phải, kể cả đội ngũ MC, PG, tiếp tân. Một vấn đề nữa đó là sự thiếu chuyên nghiệp và các vết cặn sẽ xuất hiện nhiều hơn khi chạy chương trình. Do đó, các bạn nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để cho ra một chương trình hoàn hảo nhất.

Thăng Long Event sẽ luôn là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tất cả các doanh nghiệp trong việc tổ chức lễ khánh thành ý nghĩa nhất, thành công nhất.

Xem thêm: tổ chức lễ động thổ uy tín, chuyên nghiệp, nghi thức hoàn hảo