Cách Xây Dựng Đội Ngũ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Hai cái đầu tốt hơn một, và một đội ngũ chuyên nghiệp lớn tốt hơn một bản song ca. Để đưa một sự kiện lên đường đến thành công, bạn cần những người tận tâm, sẵn sàng đầu tư chuyên môn, thời gian và kiến thức của họ vào tổ chức sự kiện.

Có thể là một cuộc họp nhỏ hoặc một sự kiện quy mô lớn, những kinh nghiệm mà người tham dự có được phụ thuộc vào những người quản lý sự kiện. Hãy tìm hiểu cách tổ chức một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để làm bạn thất vọng trong ngày trọng đại.

>> Xem thêm: Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Chuyên Nghiệp

Cách Xây Dựng Đội Ngũ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Tại sao bạn cần tổ chức một nhóm sự kiện thành công?

Xây dựng một nhóm sự kiện có thể có lợi cho kinh nghiệm tham dự theo nhiều cách:

  • Tăng tốc. Với mỗi thành viên trong nhóm có lịch trình và thời hạn của riêng mình, bạn có thể tổ chức và quản lý một sự kiện nhanh hơn nhiều so với bạn có thể một mình.
  • Làm cho sự kiện độc đáo. Giống như bạn nhận ra phong cách viết của tác giả yêu thích của bạn, bạn có thể nhận ra công việc của một người lập kế hoạch sự kiện khi anh ấy / cô ấy làm việc một mình. Suy nghĩ tập thể và chia sẻ ý tưởng như một nhóm giúp bạn làm cho các sự kiện trở nên độc đáo.
  • Học hỏi. Làm việc theo nhóm thúc đẩy chia sẻ kiến thức và học hỏi từ những sai lầm của nhau. Tất nhiên, một người không thể là một chuyên gia trong tất cả các lĩnh vực liên quan đến tổ chức sự kiện. Đây là lý do tại sao bạn cần sự cộng tác của một số bộ phận để đảm bảo sự chuẩn bị chuyên nghiệp cho toàn bộ dịp này.
  • Không căng thẳng. Các nhà hoạch định sự kiện hiệu suất hàng đầu đôi khi gặp căng thẳng khi chuẩn bị cho các sự kiện. Bằng cách có cơ hội ủy thác một số nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm, bạn có thể giảm bớt nhiều áp lực và duy trì bầu không khí tích cực.
  • Giải quyết vấn đề. Các sự kiện không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, ngay cả với kế hoạch tổng thể trong túi của bạn. Có những người có kinh nghiệm quản lý sự kiện giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả, cũng như thu thập một số ý tưởng làm việc giúp bạn ngăn chặn các vấn đề tương tự trong tương lai.

Đội ngũ và vai trò

Giả sử bạn là người có tầm nhìn, người khởi tạo tổ chức sự kiện. Cam kết của bạn là đảm bảo rằng tất cả các quy trình quản lý và lập kế hoạch sự kiện được cung cấp bởi các thành viên nhóm chuyên nghiệp. Để giúp xây dựng một đội ngũ trong mơ, hãy nghĩ về các ủy ban sự kiện đặc biệt sẽ chịu trách nhiệm cho các nhóm nhiệm vụ và sau đó xác định vai trò của nhóm sự kiện. Kiểm tra các ủy ban được đề xuất mà bạn có thể tạo để quản lý một sự kiện:

  • Đội trưởng.  Bạn có thể gọi người này là cha, một bậc thầy sự kiện, chủ nhân của các nghi lễ hoặc bất kỳ tên lạ mắt nào khác mà bạn thích. Điều chính: phải luôn luôn có một người chịu trách nhiệm về cách mọi thứ diễn ra và kiểm tra việc hoàn thành các hoạt động cốt lõi.
  • Quản trị chương trình. Những người thuộc đội hình này phải kiểm soát hoàn toàn các hoạt động sự kiện từ các buổi nói chuyện đến phục vụ ăn uống. Để làm cho các nhiệm vụ cụ thể hơn, hãy giao trách nhiệm kiểm soát số người tham dự, phát triển menu và lập lịch hoạt động cho các nhóm người khác nhau.
  • Ủy ban sáng tạo. Để biến sự kiện của bạn thành một ngôi sao, bạn phải chú ý đến hình ảnh, quảng cáo trực tuyến và tương tác với người tham dự. Xây dựng một nhóm các chuyên gia phụ trách truyền thông với báo chí, tạo trang web và hình ảnh. Điều này giúp bạn xây dựng một tương lai cho sự kiện.
  • Liên lạc hoạt động. Để tăng cường phần thực hiện, bạn phải kích hoạt hiệu quả của các hoạt động như thiết lập thiết bị, làm sạch và hỗ trợ người tham dự. Phần này là lĩnh vực mục tiêu tuyệt vời cho các tình nguyện viên sự kiện vì phần lớn các nhiệm vụ hoạt động chỉ yêu cầu đào tạo tối thiểu.
  • Ủy ban kho bạc. Việc quản lý thanh toán và lập ngân sách tạo nên một loại nhiệm vụ riêng biệt. Bằng cách đảm bảo quản lý tài chính thông minh, các nhà hoạch định sự kiện có thể tận dụng tốt nhất ngân sách sự kiện và tạo ra lợi nhuận cho khách hàng của họ.
  • Mặc dù mỗi ủy ban được đề cập cần ít nhất một người để điều hành các nhiệm vụ, việc sử dụng các nền tảng quản lý sự kiện tự động là một giải pháp tuyệt vời để giảm thiểu sự tham gia của nhóm, mà không làm hỏng thành công của sự kiện

Quản lý nhóm sự kiện của bạn

Giao tiếp kém và thiếu hiểu biết có thể làm hỏng ngay cả cấu trúc nhóm sự kiện lớn nhất. Cả với các nhóm nhỏ và lớn, bạn có thể sử dụng sức mạnh của các công cụ kỹ thuật số để duy trì hộp thoại có ý nghĩa, đặc biệt nếu một số thành viên trong nhóm không thể tham dự một cuộc họp cá nhân. Chọn nền tảng có tính năng quản lý quy trình làm việc trực tuyến để kiểm tra trạng thái hiệu suất của nhóm và ứng dụng trò chuyện để liên lạc với các thành viên trong nhóm.

Cách Xây Dựng Đội Ngũ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Làm thế nào để tổ chức một nhóm sự kiện từng bước

Để phát triển một nhóm sự kiện thành công, bạn cần có một chiến lược làm việc. Tìm hiểu cách đảm bảo quản lý sự kiện hàng đầu với một số bước:

  • Xác định mục tiêu. Xem những gì bạn nên tập trung vào mỗi sự kiện cụ thể và điều chỉnh cấu trúc nhóm cho phù hợp.
  • Phân tích các nhiệm vụ. Để hiểu những nhiệm vụ nào sẽ được chi phối bởi các nhóm lớn và những nhiệm vụ nào có thể được quản lý bằng phần mềm, bạn phải tiến hành đánh giá tất cả các nhiệm vụ sự kiện.
  • Thuê đúng người. Kiểm tra xem các thành viên trong nhóm sự kiện có kinh nghiệm cần thiết để chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao không.
  • Tạo một tầm nhìn chung. Các thành viên của ủy ban sáng tạo phải biết về mục tiêu của các nhà quản lý chương trình. Để đảm bảo hiệu quả của sự kiện, mỗi thành viên trong nhóm nên hiểu nhiệm vụ của sự kiện và nhận thức được các mục tiêu cuối cùng.
  • Đánh giá. Bằng cách cung cấp phản hồi cho hiệu suất nhóm, bạn tìm hiểu những gì cần được cải thiện và cung cấp cho mọi người cơ hội để mở rộng chuyên môn của họ.

Mẹo tổ chức nhóm sự kiện

Cuối cùng, hãy tự thưởng cho mình một số mẹo nhỏ sẽ giúp bạn làm sắc nét chiến lược xây dựng đội nhóm của mình:

  • Thành lập KPI. Một số chuyên gia thiếu tầm nhìn phát triển cá nhân trong khi làm việc nhóm. Để thúc đẩy các thành viên trong nhóm sự kiện của bạn phát triển vai trò của họ, bạn có thể tạo các bộ KPI riêng lẻ.
  • Giải thưởng kết quả xuất sắc. Tất nhiên, một số người chơi nhóm làm việc tốt hơn nhiều so với đồng nghiệp của họ. Đừng coi thường thành tích cá nhân đặc biệt là với các đội lớn và xem xét khen ngợi kết quả tốt nhất để thúc đẩy hiệu suất tốt hơn.
  • Sử dụng nền tảng tự động. Các công cụ kỹ thuật số như phần mềm quản lý sự kiện có thể mang lại lợi thế vượt trội về mặt đơn giản hóa việc đăng ký, xây dựng trang web và các chu kỳ sự kiện khác.

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support: