Cách viết thiệp mời trong tổ chức sự kiện

17/11/2017 20:30 31 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức
Rate this post

  1. Nội dung cần có

Số Khách được mời; Tên sự kiện; Mô tả sự kiện; Ngày; Giờ (Khai mạc/Bế mạc/ Chương trình của sự kiện); Địa điểm; Chỉ dẫn; Nơi đậu xe; Trang phục; Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm; Mẫu yêu cầu vé (nếu có sử dụng); Phong bì hồi âm (tùy chọn)…

new-piktochart_23006934 (3)

Việc những thông tin trên có được trình bày rõ ràng và đầy đủ hay không có ảnh hưởng không nhỏ tới thành công của  việc tổ chức sự kiện. Chẳng hạn, nếu là một buổi tiếp đón chính thức, mang tính ngoại giao, được tổ chức trong một nhà hát Opera mà Khách mời không được yêu cầu mặc đồ Vest sang trọng mà mặc quần Jeans và áo thun tới tham dự sẽ gây phản cảm của những vị khách khác tới người ăn mặc lạc điệu và thậm chí tới cả Ban tổ chức.

  1. Chuẩn bị Thiệp mời

Thông thường, thiệp mời cần phải được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện từ 3-4 tháng. Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiệp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây:

Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ chức

  1. Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn nghỉ

Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặt biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu của khách hàng?

Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức những gì? Họ sẽ cần minh họa hình ảnh bằng camera? Hãy xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu của họ đúng lúc

Công việc chuẩn bị Thiệp mời còn yêu cầu những công việc tiếp sau:

Đặt trước hòm thư với Bưu điện new-piktochart_23006934 (8)

Rà soát lại việc thiết kế thiệp mời

In thiệp

Nếu Nhà tổ chức ghi trong thiệp thông báo nhanh rằng thư mời sẽ đến sau trước một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện cho người khác thấy công ty sự đúng hẹn, điều này có mối liên hệ đến chữ tín, tính chuyên nghiệp. Nếu thông điệp được đưa ra cùng chữ ký của giám đốc, Nhà tổ chức phải đảm bảo thực hiện được nội dung của thông điệp.

Nếu giấy vào cửa – thẻ khách đeo tại những sự kiện quan trọng – hoặc vé vào cửa được gửi đi khi khách đã nhận được thiệp mời và hồi âm, Nhà tổ chức cần chấp nhận một khoảng thời gian đủ để khách nhận được giấy/vé mời. Tại một số sự kiện, cần phải trình giấy vào cửa, thiệp mời hoặc vé để được ra vào và trong khi đó sẽ có một danh sách khách mời chính thức tại cửa trước – trong trường hợp khách quên mang thiệp mời để giảm bớt tình trạng tắc nghẽn và xếp hàng nếu khách kịp đã nhận được giấy ra vào của họ.

Khi in thiệp, Nhà tổ chức cần đặt in với số lượng nhiều hơn số khách mời và đảm bảo rằng có đủ thời gian in ấn. Vì một lý do nào đó, bên in ấn luôn muốn có tối thiểu 3-4 tuần.

  1. Gửi Thiệp

Thiệp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện từ 2-3 tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc có tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quan tâm. Kiểm tra lịch trình giao thư đối với loại thư ưu tiên. Số ngày tối thiểu và tối đa nhận được theo từng địa phương. Nhớ rằng thời gian này có thể thay đổi mà không được báo trước và thời điểm trong năm cũng có tác động đáng kể. Nếu thiệp mời đến vào mùa nghỉ lễ, sẽ có thể bị gián đoạn. Nhà tổ chức cần kiểm tra ở bưu điện địa phương khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Kiểm tra cả lịch trình giao thư địa phương và quốc tế nếu có thể. new-piktochart_23006934 (4)

  1. Kiểm tra lịch trình giao thư đối với thư thông thường.

Kiểm tra cả số ngày tối thiểu và tối đa, và giá cước bưu chính.Kiểm tra cả lịch trình giao thư quốc tế và nội địa. Điều chỉnh khung thời gian cho phù hợp với lịch trình giao thư thông thường nếu quyết định sử dụng loại này.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 024 3655 8518

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×