Cách Tổ Chức Sự Kiện Hội Thảo

15/12/2018 14:38 593 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức

Rate this post

Trước đây bạn đã nhiều lần tham dự một hội thảo, mặc dù nó có thể được gọi là một cái tên gì đó khác: Các cuộc họp và ngành tổ chức sự kiện đang xôn xao với các thuật ngữ như hội nghị chuyên đề, hội nghị, hội thảo, đào tạo, chúng tôi có thể tiếp tục và tiếp tục. Để tránh mọi sự nhầm lẫn, điều quan trọng là phải hiểu rằng hội thảo là bất kỳ phần nào của chương trình giáo dục phục vụ cho đối tượng cụ thể. Theo logic, một mục tiêu rõ ràng là phần chính của kế hoạch hội thảo.

Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm thấy một lộ trình giúp bạn đi từ mục tiêu hội thảo tuyệt vời đến cách tổ chức sự kiện hội thảo được lên kế hoạch rõ ràng :

>> Xem thêm: Những sự kiện nổi bật Thăng Long Event đã tổ chức

Trước hội thảo

Tổ chức hội thảo bắt đầu từ lâu trước khi bạn thực sự gặp được khán giả của mình. Trên thực tế, nó bắt đầu ngay cả trước khi bạn bắt đầu thu hút đối tượng này. Hướng dẫn trước sự kiện này sẽ cho bạn biết lý do tại sao đặt mục tiêu của bạn trước tiên là chìa khóa thành công và làm thế nào bạn có thể đảm bảo hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ hàng tháng trước khi bắt đầu:

Xác định mục tiêu của bạn

Bởi vì chất lượng của hội thảo luôn được quyết định bởi sự hài lòng của khán giả, đây là quy tắc số một: Không bao giờ bắt đầu với mục tiêu của riêng bạn. Thay vào đó, hãy đầu tư những nỗ lực của bạn vào việc làm rõ cách bạn có thể giúp người tham dự tìm câu trả lời cho câu hỏi họ có. Bối cảnh này nên thực sự hữu ích về mặt thiết lập mục tiêu.

Giả sử bạn đã được mời điều hành một hội thảo trong một hội nghị fintech. Tất nhiên, kế hoạch của bạn sẽ phụ thuộc phần lớn vào chuyên môn của bạn trong lĩnh vực này. Nhưng hãy thử bắt đầu lập kế hoạch hội thảo công nghệ của bạn bằng cách tự hỏi những người tham dự hội nghị có thể muốn học gì thay vì nghĩ về những gì bạn có thể cung cấp:

Đi sâu vào các xu hướng và các giải pháp mới đang nổi lên trên thị trường. Có phải là blockchain? Cho vay B2B? Mua lại ngân hàng? Quyết định chủ đề thú vị nhất là bạn có thể chạm vào.
Khám phá phần còn lại của chương trình. Đặc biệt nếu đó không phải là một sự kiện độc lập, bạn không muốn hội thảo của mình dành nhiều thời gian để nói về những điều đã được thảo luận ở nơi khác tại hội nghị.
Bắt kịp với các bên liên quan khác. Bạn có thể muốn thảo luận về ý tưởng của mình với những người phụ trách trong các cuộc thảo luận trực tiếp hoặc một cuộc họp nhóm. Chúng tôi khuyên bạn nên lên lịch cuộc họp các bên liên quan ở giai đoạn đầu, lý tưởng nhất là không muộn hơn 12 tháng trước một sự kiện. Một sự thay đổi vào phút cuối của một chủ đề hội thảo là một trải nghiệm thú vị nhưng quá mạo hiểm.

Một khi bạn biết những gì mọi người sẽ có thể đạt được trong hội thảo của bạn, hãy bắt đầu thực hiện các mục tiêu cá nhân của bạn. Đặt số liệu theo số lượng người tham dự, kết quả định tính và các khía cạnh khác quan trọng đối với bạn với tư cách là người tổ chức hội thảo.

Chọn một định dạng

Mục tiêu của hội thảo của bạn nên đưa ra định dạng giúp hiện thực hóa mục tiêu này. Dưới đây là một số tiêu chí sẽ giúp bạn dệt một ý tưởng hội thảo thành một trải nghiệm hấp dẫn:

Độ dài: Nó có thể là một phiên duy nhất hoặc một chương trình liên quan đến nhiều hội thảo, mỗi hội thảo nên dành riêng cho một chủ đề cụ thể. Thời lượng trung bình của một hội thảo một phiên là 45 phút 60 phút và chúng tôi chắc chắn không khuyên bạn nên làm cho nó dài hơn ba giờ mỗi phiên.
Tham gia: Bạn có thể lên kế hoạch cho một hội thảo có sự tham gia cho phép thảo luận rộng rãi và thực hành Hỏi & Đáp hoặc bạn có thể tập trung vào việc trình bày tài liệu cho khán giả của mình.
Theo sát. Thông thường, hội thảo là các sự kiện độc lập, có nghĩa là khán giả của bạn nên tìm hiểu ở đây và ngay bây giờ. Giải pháp thay thế sẽ là làm quen với mọi người với một số chủ đề hoặc dạy họ các kỹ năng cơ bản trong hội thảo và sau đó khuyến khích họ học hỏi kinh nghiệm này trong thế giới thực thông qua các bài tập tiếp theo.

Quyết định ai nên tham dự

Con người là mảnh ghép của câu đố khi nói đến hội thảo. Đối tượng của bạn không chỉ ảnh hưởng đến định dạng của sự kiện mà còn xác định các tài liệu và nội dung bạn nên sử dụng.

Trong bối cảnh hội thảo, có hai kịch bản chính để phân tích đối tượng: 1) Nếu đó là sự kiện độc lập, hãy sử dụng phân tích để khám phá tính cách mục tiêu của bạn trong thế giới thực và 2) nếu đó là hội thảo trong hội nghị hoặc hội thảo hội thảo, hợp tác với các bên liên quan và sử dụng các công cụ khảo sát để tìm hiểu càng nhiều càng tốt về những người tham dự sự kiện.

Tùy thuộc vào mục tiêu của hội thảo của bạn, bạn cũng nên xác định quy mô của đối tượng. Đối với các sự kiện giáo dục, thì càng nhiều, nguyên tắc tốt hơn thường hoạt động tốt. Nhưng nếu bạn đang nhắm đến việc giải quyết một vấn đề trong hội thảo và bạn muốn làm cho nó có tính tham gia cao, hãy giới hạn đối tượng ở 10 người tham dự.

Cách Tổ Chức Sự Kiện Hội Thảo

Chọn địa điểm

Tùy thuộc vào hoàn cảnh mà mọi người tham dự, các nhà tổ chức sự kiện sẽ phải tìm kiếm một địa điểm độc lập hoặc, nếu đó là một phần của một sự kiện lớn hơn, hãy chọn một vị trí chiến lược trong không gian nhất định. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể đáp ứng số lượng người tham dự dự kiến; nếu không gian bị giới hạn, số lượng đăng ký cũng nên được giới hạn. Nếu hội thảo của bạn được tổ chức trong một hội nghị, hãy nghĩ về những cách bạn có thể cách âm phòng của bạn để ngăn chặn sự xâm nhập ồn ào.

Xây dựng chương trình nghị sự

Nếu không xây dựng lịch trình hội thảo chi tiết, bạn không thể tuyên bố đã tạo ra bức tranh đầy đủ về một sự kiện. Nó không chỉ phục vụ như một nguồn thông tin tuyệt vời cho người tham dự mà còn có thể là một kế hoạch hành động rất hữu ích cho các nhà tổ chức. Hơn nữa, bằng cách xuất bản chương trình hội thảo trên một trang web, bạn tạo ra một không gian để tương tác với đối tượng mục tiêu về hội thảo trước.

Điều này giúp mọi người hiểu mục tiêu sự kiện, chuẩn bị câu hỏi và tìm hiểu những người khác đang dự định tham dự.

Chọn phần mềm quản lý xưởng hiệu quả

Khi nói đến một cuộc hội thảo, truyền thông là chìa khóa quan trọng không chỉ các tương tác xảy ra trong sự kiện mà còn cả những sự kiện diễn ra trước đó. Để đảm bảo bạn luôn kết nối với những người tham dự hội thảo của mình, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống phần mềm để liên lạc và đăng ký email tự động. Một kỹ năng tuyệt vời sẽ là một công cụ linh hoạt để quản lý khảo sát để giúp bạn khai thác kinh nghiệm của người tham dự và làm rõ những kỳ vọng.

Tiếp thị kênh của bạn

Ngay cả khi bạn điều hành các hội thảo định kỳ được công nhận tốt trong phân khúc mục tiêu, đừng chỉ dựa vào truyền miệng. Bắt đầu với một thông báo thông báo trên trang web và gửi lời mời email cá nhân đến những người bạn nghĩ có thể quan tâm. Nếu bạn muốn tiếp cận đối tượng lớn hơn, hãy lên kế hoạch cho một vài hoạt động truyền thông xã hội cho trước sự kiện, trong sự kiện và theo dõi sự tham gia bằng cách sử dụng Sự kiện của Facebook hoặc một công cụ có liên quan khác.

Cách Tổ Chức Sự Kiện Hội Thảo

Trong hội thảo

Ở giai đoạn tiếp theo của quản lý sự kiện hội thảo, mục tiêu số một của bạn là giữ mọi người tham gia vào quá trình học tập. Dưới đây là một số mẹo về cách thực hiện điều này:

Dành thời gian của bạn để làm rõ một kế hoạch hội thảo và các quy tắc tham gia. Chẳng hạn, tùy thuộc vào định dạng, bạn có thể cho phép các câu hỏi được hỏi trong suốt sự kiện hoặc cuối cùng bạn có thể phân bổ thời gian cho Hỏi và Đáp.
Cung cấp các tài liệu cần thiết như giấy và bút chì nếu bạn mong muốn khán giả của mình ghi chú hoặc ghi lại bất kỳ ý tưởng nào.
Nếu đó là một hội thảo lớn, hãy thử kết hợp một số công cụ để tương tác di động. Ứng dụng sự kiện và các bức tường xã hội có thể là sự phù hợp hoàn hảo trong trường hợp này.

Sau hội thảo

Chất lượng trải nghiệm học tập là ưu tiên chính trong tất cả các giai đoạn của tổ chức hội thảo, bao gồm cả sau sự kiện. Mua sắm xung quanh các công cụ đánh giá hiệu quả để quản lý sự kiện hội thảo sẽ giúp bạn đo lường giá trị học tập của một hội thảo. Cho dù đó là khảo sát, thăm dò ý kiến hay nền tảng phân tích, hãy tập trung vào khám phá xem đối tượng của bạn tương tác tốt như thế nào với nội dung hội thảo.

Phần kết luận

Một hội thảo chuyên nghiệp là một trong những phương tiện tốt nhất để chia sẻ chuyên môn hoặc dạy một kỹ năng cụ thể. Với phần mềm quản lý hội thảo đáng tin cậy và kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn tổ chức sự kiện , bạn có thể tạo ra trải nghiệm học tập có giá trị cho đối tượng mục tiêu của mình.