Các Yếu Tố Cần Quan Tâm Khi Lên Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

11/01/2019 09:30 788 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức Tags: Các bước tổ chức lễ khánh thành, cách tổ chức buổi lễ khánh thành, chương trình hội nghị khách hàng cuối năm, công ty tổ chức sự kiện, kịch bản tổ chức kễ khánh thành, mẫu chương trình hội nghị khách hàng

Rate this post

Tổ chức hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng được doanh nghiệp tổ chức thường niên hàng năm. Vậy làm sao để tổ chức hội nghị khách hàng thành công và ấn tượng. Hãy cùng Thăng Long Event tìm hiểu rõ hơn nhé!

=>> Xem thêm: ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TẠI HÀ NỘI

hội nghị khách hàng

Xác định thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

Bước đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đó là bạn cần xác định thời gian chương trình diễn ra. Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì cuối tuần là thời điểm thích hợp nhất bởi đó là lúc mọi người thảnh thơi, có thể thoải mái dành thời gian tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, nhiều người cũng thường lựa chọn khung giờ 15h là lúc bắt đầu chương trình.

Lên danh sách khách mời

Bạn dự định sẽ mời những ai đến tham dự buổi tổ chức hội nghị khách hàng của mình? Ngoài các đại lý, nhà phân phối là đối tượng khách mời chính, bạn có thể mời các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn lên kế hoạch tiếp đón chu đáo.

Xác định ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng

Một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu việc dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu được liệt kê rõ ràng. Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách thật hợp lý, đảm bảo hiệu quả đạt được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất cứ phòng hội thảo nào thì địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

Phù hợp với số lượng người tham dự
Dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện
Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại

Xây dựng chủ đề, ý tưởng chương trình

Mỗi một sự kiện cần có một chủ đề, hay còn gọi là concept riêng. Tất cả các hạng mục từ thiết kế cho đến kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải được thực hiện theo một concept nhất định để đảm bảo tính xuyên suốt.

Bên cạnh một chủ đề được coi là linh hồn của sự kiện, không thể thiếu những ý tưởng sáng tạo, để tránh đi vào những lối mòn của chương trình năm trước, gây nhàm chán cho người tham dự.

hội nghị khách hàng

Giai đoạn chuẩn bị cho buổi tổ chức hội nghị khách hàng

Phân công công việc

Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người
Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra
Thành lập nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm:
Nhóm đối ngoại phụ trách chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cho khách.
Nhóm hậu cần sẽ phụ trách phần hội trường, phương tiện giao thông, tiệc, quà tặng, phần thưởng…
Nhóm lễ tân chịu trách nhiệm tiếp đón khách.
Nhóm nội dung thì chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời.

Chuẩn bị, setup các hạng mục

Thiết kế, lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian tổ chức hội nghị khách hàng
Thiết kế pano, backdrop, standee đặt xung quanh địa điểm tổ chức
Trang trí tiền sảnh, hội trường
Chuẩn bị các bài phát biểu, tài liệu trình bày, tài liệu cho khách mời
Chuẩn bị hoa, quà tặng cho khách mời
Xem lại danh sách khách tham dự cuối cùng
Kiểm tra hệ thống âm thanh, trình chiếu
Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc

Kiểm tra bộ phận nhân sự

Phân công, điều phối nhân sự vào các vị trí công việc đã được giao từ trước
Kiểm tra lại nhân sự tham gia chương trình: MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm múa, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng…

Tiến hành tổng duyệt chương trình

Trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, bạn nên dự trù một buổi hoặc một ngày cho việc tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Việc này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau hơn, đồng thời giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra sai sót.

hội nghị khách hàng

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 607A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com

Hotline: 0973 819 898 – 024 3655 8518 – 0932 15 9966