Các Bước Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Hoàn Hảo Dành Cho Doanh Nghiệp

12/12/2019 08:15 397 views Chuyên mục: Hội nghị khách hàng

Rate this post

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức nhằm duy trì mối quan hệ với đối tác hiện tại và thu hút thêm các khách hàng tiềm năng. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường, đồng thời có thể gặp gỡ, mở rộng mối quan hệ với đối tác hoặc các cơ quan truyền thông.

Tổ chức hội nghị khách hàng thành công là bước đi khéo léo giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, khẳng định uy tín của mình với công chúng. Vậy, làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công trọn vẹn? Bài viết dưới đây Thăng Long Event xin chia sẻ với bạn kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng tối giản, hoàn hảo nhất hiện nay.

Các bước chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng hoàn hảo nhất cho doanh nghiệp

Xác định thời gian tổ chức

Hội nghị khách hàng thường được tổ chức vào thứ bảy, chủ nhật và rơi vào khung giờ 15h – 16h. Đây là khoảng thời gian lý tưởng bởi mọi người đã kết thúc công việc trong tuần và có nhiều thời gian dành cho hội nghị. Một số công ty thường có phương án tổ chức hội nghị khách hàng vào dịp cuối năm – như một cách tri ân các đối tác, khách hàng đã đồng hành cùng công ty trong một năm vừa qua.

Lên danh sách khách mời

Bước thứ hai trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng là lên danh sách các đối tác, khách mời. Việc lên danh sách cụ thể, chính xác sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý, chọn bàn tiệc phù hợp với người tham dự.

058898f0319ec8c0918f

Lựa chọn địa điểm

Tổ chức hội nghị khách hàng thường được tổ chức tại các trung tâm sự kiện, nhà hàng sang trọng. Để sự kiện trở nên hấp dẫn, quý doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm như không gian ngoài trời, khu du lịch tích hợp… Khi chọn địa điểm, bạn cần chú ý không gian tổ chức chứa đủ lượng người tham dự và có trang thiết bị âm thanh ánh sáng chất lượng. Việc kết hợp không gian tổ chức độc đáo cùng các món ăn ngon miệng sẽ giúp buổi hội nghị của bạn diễn ra thành công hơn.

Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản

Kịch bản chương trình là yếu tố quyết định hội nghị khách hàng của bạn có thành công hay không. Một kịch bản hay, đầy đủ, sở hữu các chi tiết sáng tạo sẽ giúp khách mời cảm thấy háo hức khi tham dự. Khi xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp có thể chú ý vào các chi tiết: thông điệp truyền tải, điểm nhấn xuyên suốt chương trình, thời gian phân bổ cho từng tiết mục, phần nào diễn ra trước, phần nào diễn ra sau… Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xác định quy mô chương trình, các nội dung bắt buộc phải có, các tiết mục bổ sung giải trí, ngân sách thực hiện. Những yếu tố này sẽ giúp quý doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện rõ ràng, đảm bảo hội nghị khách hàng diễn ra thành công trọn vẹn.

Phân công công việc

Phân công trách nhiệm cho các cá nhân, phòng ban là bước quan trọng trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Việc lập kế hoạch, điều phối rõ ràng giúp bạn dễ dàng thực hiện và giám sát tiến độ công việc. Quý doanh nghiệp có thể chia ra từng nhóm công việc cụ thể như: đối ngoại, hậu cần, lễ tân, giám sát… để dễ dàng quản lý hơn nhé.

Gửi thư mời cho đối tác

Nên gởi thư mời trước ít nhất một tuần để đối tác, khách mời của bạn có thể sắp xếp thời gian tham dự. Bên cạnh đó, việc gởi thư mời sớm cũng thể hiện sự tôn trọn của bạn dành cho đối tác. Trước khi gởi, bạn cần chắc chắn thư mời đầy đủ thông tin, phần thiết kế trang nhã và có thể lồng ghép thêm thông điệp, giá trị của doanh nghiệp.

Trang trí không gian tổ chức hội nghị

Khi trực tiếp tổ chức hội nghị khách hàng, bạn cần chắc chắn các công tác chuẩn bị thật kĩ càng và đảm bảo. Đặc biệt, quý doanh nghiệp cần đầu tư vào các phần quan trọng như: trang trí không gian tổ chức, chuẩn bị trang thiết bị sự kiện, tài liệu hội nghị, quà tặng cho khách mời, nhân sự phục vụ, trưng bày sản phẩm dịch vụ của công ty…

Công tác giám sát

Phân công nhiệm vụ giám sát cho cá nhân, đơn vị cụ thể sẽ đảm bảo hội nghị khách hàng diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực hiện công tác giám sát thật sát sao nhằm tránh các sai sót không đáng có. Đồng thời luôn chuẩn bị sẵn phương án khác nếu có sự cố bất ngờ xảy ra.

Kết thúc chương trình

Sự kiện kết thúc bằng hoạt động trao tặng quà kỷ niệm cho khách mời và tiễn khách ra về. Với các bước đơn giản và chuyên nghiệp nêu trên, quý khách có thể yên tâm về quy trình tổ chức hội nghị khách cuối năm tại Thăng Long Event. Với kinh nghiệm hơn mười năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin mang lại cho bạn một buổi hội nghị hoành tráng, ấn tượng, thành công rực rỡ.

Liên hệ ngay với Thăng Long Event để được tư vấn kĩ hơn bạn nhé.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 607A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com

Hotline: 0973 819 898