CÁC BƯỚC CẦN CHUẨN BỊ KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

Tổ chức hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây Thăng Long Event xin chia sẻ các bước cần chuẩn bị cho việc tổ chức hội nghị khách hàng thành công.

=>> Xem thêm: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CƠ BẢN

hội nghị khách hàng

Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng

Việc tổ chức hội nghị khách hàng với mục tiêu để gặp gỡ, giao lưu với các khách hàng, đối tác, cùng các cơ quan truyền thông, công quyền nhằm duy trì và tăng cường các mối quan hệ. Đồng thời cũng là dịp để nâng cao hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp.

Dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Chúng ta cần tính toán chi tiết các hạng mục, chi phí cần chi trả cho buổi tổ chức hội nghị khách hàng. Tất cả đều được tính toán, thống kê dựa trên mục tiêu của việc tổ chức hội nghị khách hàng.

Cần phải lưu ý rằng, chi phí bỏ ra phải hợp lý so với hiệu quả mà chương trình mang lại.

hội nghị khách hàng

Nhân sự tổ chức hội nghị khách hàng

Trong phần này, chúng ta sẽ cần một chuẩn bị và sắp xếp một số lượng nhân sự phù hợp. Nhân sự sẽ bao gồm các bộ phận như:

  • Bộ phận lễ tân
  • MC dẫn chương trình
  • Bộ phận kỹ thuật
  • Bộ phận phục vụ
  • Bộ phận hậu cần
  • Bộ phận giám sát

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Yếu tố địa điểm đóng vai trò khá quan trọng đến sự thành công của sự kiện. Cần tham quan và khảo sát kỹ càng. Việc chọn địa điểm dựa trên một số yếu tố như: sức chứa, chi phí, địa điểm dễ tìm kiếm, giao thông thuận tiện…

Báo chí truyền thông

Thông báo với các cơ quan truyền thông trước khi diễn ra sự kiện để PR. Đồng thời mời đại diện báo chí của các bên có liên quan đưa tin về sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng.

Chuẩn bị bộ phận quay phim chụp ảnh và cung cấp thông tin cho báo chí trước khi và sau khi diễn ra sự kiện.

tổ chức hội nghị khách hàng

Tài liệu tổ chức hội nghị khách hàng

Chuẩn bị các thư mời và thư cảm ơn cho khách mời, đưn vị báo chí truyền thông, cơ quan công quyền… Bên cạnh đó bạn sẽ chuẩn bị thêm các brouchure về công ty. Cũng như chuẩn bị kịch bản chương trình tóm tắt trong trường hợp khách mời muốn xem nội dung chương trình.

Phần kỹ thuật khi tổ chức hội nghị khách hàng

Trong phần này chúng ta chuẩn bị một số thứ để phuc vụ cho công tác kỹ thuật của hội nghị khách hàng như:

  • Âm thanh.
  • Máy chiếu.
  • Micro: có dây, không dây, dự phòng.
  • Loa, ampli.
  • Nhạc nền trong lúc chờ.
  • Ánh sáng.
  • Các hình ảnh và video trình chiều trong buổi lễ như: Video, Flash, PowerPoint.
  • Máy quay, máy ảnh.

 Quà tặng kỷ niệm

Doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng để kỷ niệm cho các đại biểu, khách mời đã tham dự buổi hội nghị khách hàng. Quà tặng có thể là: kỷ niệm chương, thẻ voucher, hay các sản phẩm cụ thể…

hội nghị khách hàng

Thiết kế và trang trí

  • Hoa cài áo cho khách mời tham dự.
  • Hoa trang trí khu vực tổ chức.
  • Hoa tặng các đại biểu.
  • Thẻ đeo cho ban tổ chức và khách tham gia hội nghị.
  • Banner, băng rôn, cờ chào mừng.
  • Bàn tiếp tân.
  • Sơ đồ bàn ghế

Tiệc cho buổi tổ chức hội nghị khách hàng

Hình thức có thể là tiệc buffe, hoặc tiệc theo bàn. Kèm theo đồ uống cũng như hoa quả.

Thủ tục và xin giấy phép hành chính

Để tổ chức buổi hội nghị khách hàng bạn cần xin giấy phép của các cơ quan chức năng có thẩm quyền liên quan.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, biểu diễn và đào tạo nghệ thuật.  Chúng tôi luôn “Sáng tạo không ngừng” để mang đến sự mới lạ, chuyên nghiệp và cá tính riêng cho mỗi sự kiện của Khách hàng. Với đội ngũ chuyên viên năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, cùng với cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, công ty tổ chức sự kiện Thăng Long chúng tôi sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của Quý khách với mức chi phí phù hợp nhất.

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 607A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com

Hotline: 0973 819 898 – 024 3655 8518 – 0932 15 996

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support: