Bí Quyết Tổ Chức Year End Party Thành Công Và Tối Ưu Chi Phí
Thấm thoát lại một năm nữa qua đi, sau những bận bịu và mệt mỏi với hàng tá công việc cuối năm thì bữa tiệc cuối năm sẽ là liều thuốc tinh thần dành cho tất cả mọi người. Nhưng làm thế nào để tổ chức Year End Party thành công và ấn tượng mà vẫn phải tối ưu chi phí trong khi tất cả mọi người đều đang “chạy nước rút” để hoàn thành chỉ tiêu công việc của mình.
Bài viết hôm nay, Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long Event với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong nghề tổ chức sự kiện, sẽ bật mí cho bạn bí quyết tổ chức Year End Party thành công và tối ưu chi phí trong 5 bước dưới đây nhé!
1. Lựa chọn Chủ đề, ý tưởng chủ đạo cho tiệc Year End Party
1.1 Chủ đề
Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện. Hay nói cách khác, nó được xem như “chiếc áo choàng” của sự kiện, là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện; nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện…
Các hình thức bạn có thể tham khảo:
- Year End Party: tiệc tri ân tất cả mọi người trong công ty.
- Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng.
- Teambuilding để vui chơi, giải trí nhằm gắn kết tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty.
- Lễ tổng kết báo cáo cuối năm kết hợp tiệc liên hoan cuối năm.
1.2 Ý tưởng
Càng tới thời điểm cuối năm thì càng có nhiều những buổi tiệc tùng, người dự tiệc trong những năm gần đây cũng đang dần nhàm chán với việc đến ăn, trao giải, vinh danh… rồi lại về. Vậy nếu không có một ý tưởng sáng tạo nào mới lạ cho buổi tiệc cuối năm thì việc đầu tư tổ chức với nguồn kinh phí không hề nhỏ như vậy sẽ trở nên lu mờ và không để lại ấn tượng nhiều cho khách mời tham dự. Thăng Long Event gợi ý bạn một số ý tưởng mà doanh nghiệp bạn có thể áp dụng:
- Dạ tiệc màu sắc: Trắng, Đen, Đỏ, Vàng, Xanh, Sparkling, Metalic,…: nghĩa là khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo concept của buổi lễ
- Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
- Concept theo xu hướng đặc trưng ở các thời kì: Hà Nội 1970s, Hà Nội 1945, Sài Gòn 1990s, Disco,..
- Tiệc picnic/cắm trại: tổ chức ngoài trời (có thể là bãi cỏ rộng hoặc các khu du lịch sinh thái) được bài trí giản dị, thân thiện. Bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy. Và menu chủ yếu gồm các món ăn dân dã.
- Concep theo các bộ phim nổi tiếng: Gastby, phim Marvel, Cô Ba Sài Gòn,…
- Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để mô tả lại lịch sử hình thành cũng như quá trình phát triển của doanh nghiệp.
2. Hình thành danh sách khách mời
Việc xác định đúng đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện là vô cùng quan trọng và tránh được nhiều lãng phí cho doanh nghiệp bạn. Vì số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều quy trình tổ chức.
Doanh nghiệp bạn có thể tham khảo quy trình lập danh sách dưới đây:
- Bước 1: Xác định đối tượng khách mời mục tiêu và số lượng cụ thể
- Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.
Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:
- Danh sách khách mời đặc biệt (đối tượng khách mời Vip).
- Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên trong công ty, khách hàng, đối tác…)
- Danh sách khách mời dự bị.
- Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
Lên chi tiết thông tin về các khách mời:
- Họ tên
- Chức danh
- Đơn vị công tác.
- Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, địa chỉ, website
- Những điểm cần chú ý trong sự kiện.
3. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức Year End Party
3.1 Thời gian
Tổ chức Year End Party thường được chọn vào những ngày cuối tuần. Bởi đây là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện dự trù tầm 2 tiếng là hợp lý. Vì thời gian quá dài thì sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi. Còn nếu quá ngắn thì rất khó để đạt được hết mục đích của buổi tiệc.
3.2 Địa điểm
Căn cứ vào concept cũng như mục đích của buổi tổ chức Year End Party mà chúng ta lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Có thể lựa chọn không gian ngoài trời (sân vận động, nhà hát lộ thiên, bãi biển, khu du lịch sinh thái…) hay không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng,…) Nhưng dù lựa chọn địa điểm nào thì để có được vị trí tốt nhất cho sự kiện của mình, thì bạn cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Không gian phù hợp với kịch bản ý tưởng, kế hoạch của toàn bộ sự kiện
- Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
- Địa điểm dễ tìm, không xa với khu vực trung tâm
- Đủ lớn cho số lượng khách mời
- Có bãi để xe rộng rãi
4. Chuẩn bị các tiết mục đặc biệt cho buổi tiệc
Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.
Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:
- Tiết mục biểu diễn: ca hát, nhảy, xiếc, kịch từ nhân viên nội bộ công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
- Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
- Lưu ý tiết mục “key moment” có thể là quan trọng và gây ấn tượng nhất.
- Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
- Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
- Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, phát triển và thành tựu).
Chú ý: Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.
Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:
- Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
- Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp.
- Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi.
- Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu.
- Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang.
5. Dự trù chi phí cho tổ chức Year End Party
Dựa vào bản kế hoạch chi tiết của sự kiện, khi lên ngân sách dự trù chi phí, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:
- Thuê địa điểm, trang thiết bị tại địa điểm.
- Đồ ăn thức uống.
- Trang trí khu vực tổ chức bao gồm:khu vực chụp ảnh,khu vực trưng bày,hoa bóng bay cổng chào…
- Hệ thống âm thanh,ánh sáng,màn hình chiếu…
- Các tiết mục biểu diễn bao gồm ca hát, nhảy múa, nhạc kịch, dàn dựng…
- Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
- Thiết kế, in ấn bao gồm banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.
- Nhân sự bao gồm nhân công setup, dàn dựng, MC,ca sỹ, nhóm nhảy,PG, chụp hình quay phim.
- Gameshow, kịch bản,quà tặng.
- chi phí vận chuyển trang thiết bị,nhân sự.
- Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
- Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh khác.
Trên đây là các bước hoàn chỉnh để tổ chức buổi tiệc Year End Party một cách hoàn hảo và tối ưu chi phí nhất.
Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi. Doanh nghiệp có thể liên hệ ngay đến công ty tổ chức sự kiện Trung Tâm Biểu Diễn Nghệ Thuật Thăng Long Event. Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện; cùng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo. Chắc chắn sẽ tổ chức Year End Party thật hoành tráng cho doanh nghiệp. Liên hệ ngay với Thăng Long Event ngay hôm nay để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn!
———————————————–
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG
Trụ sở: Phòng 607A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Email: nghethuatthanglong@gmail.com
Hotline: 0973 819 898 – 024 3655 8518 – 0932 15 9966
Tin liên quan
Các trò chơi để tổ chức Trung thu ý nghĩa
Các hoạt động tổ chức Trung thu thú vị cho bé (phần 2)
Các hoạt động tổ chức trung thu thú vị cho bé
Dịch vụ cung cấp MC sự kiện chuyên nghiệp
Vai trò của MC, cung cấp MC sự kiện
Danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức khai trương
Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức khai trương
6 điều cần lưu ý để tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập thành công (phần 2)
