Bí quyết quản trị khách mời trong tổ chức sự kiện

13/07/2017 20:30 69 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức
Rate this post

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện.

new-piktochart_23006934_388bdb113abb16544fd31e352e2e0988a1139c3e

Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt.

  1. Số lượng khách mời

Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, Nhà tổ chức sự kiện cần phải biết số lượng khách mời sẽ đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:

– Có cần chổ ở qua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chổ?

– Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?

– Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chổ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc họp riêng hay không?

– Nên bố trí phòng họp như thế nào? Có thể giống như kiểu rạp hát, bàn tròn tám người, hình chữ U hay hình vuông? Có cần phân chia vị trí hay không? Thức ăn phải trình bày như thế nào? Có cần thêm không gian cho bàn ăn tự chọn hay chỗnew-piktochart_23006934_b3c9947c0d1dd8317c7b35ebe928334eedee4e20 để thức ăn hay không?

– Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?

– Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay không? Sẽ có khoảng bao nhiêu người? họ sẽ ngồi hay đứng?

– Loại sự kiện là gì? Ví dụ, khán giả sẽ im lặng hay không? Cần bao nhiêu bàn tất cả?

– Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn?

– Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?

  1. Thiệp mời

Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách khách mời trong thời gian từ sáu tới bảy tuần trước khi diễn ra sự kiện. Tùy vào lịch giao thư của địa phương và lịch nghỉ lễ, nên nhớ vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngoài thành phố và Nhà tổ chức sự kiện phải lên lịch tương ứng để đảm bảo khách trong danh sách khách mời có đủ thời gian hồi âm trở lại.

new-piktochart_23006934_3c470f17e53b5077ba771545022ecff71b3021b6

  1. Hồ sơ Khách mời

Nắm bắt được những thông tin liên quan đến Khách mời có ý nghĩ quan trọng đối với việc tổ chức thành công một sự kiện. Một số câu hỏi sau đây giúp Nhà tổ chưc sự kiện chuẩn bị hồ sơ khách mời.

– Độ tuổi của Khách mời?

– Khách mời đi hai người hay một người? Có phải sự kiện không dành cho các đôi? (Vì thế mà sàn nhảy có thể không phù hợp cho loại sự kiện này).

– Vé vào có thể là vé đơn, vé cho bàn 10 người hay vé cho cả gia đình và bạn bè nếu là Tổ Chức Sự Kiện gây quỹ? Ai sẽ là người lập danh sách Khách mời – Có thể chỉ trong công ty, gia đình và bạn bè hay kết hợp?

– Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có đi cùng người lớn hay không? Chú ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm.

– Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời? Khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tư nhân, hay xe sang trọng, có thể sự dụng phương tiện công cộng hay không?

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×