Bí quyết quản lý khách mời trong lễ khánh thành, khai trương

08/02/2017 08:30 1 912 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Bí quyết quản lý khách mời trong lễ khánh thành, khai trương
5 (100%) 4 votes

Lễ khánh thành, khai trương là sự kiện trọng đại, có ý nghĩa vô cùng to lớn bởi đây là dịp để cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp giới thiệu cửa hàng, sản phẩm, dịch vụ  của mình tới công chúng; chứng tỏ đẳng cấp của công ty với các đối tác kinh doanh và khách hàng tiềm năng; đánh dấu sự khởi đầu mới với mong muốn và quan niệm rằng sự kiện này diễn ra tốt đẹp sẽ mang lại công việc làm ăn thuận lợi, phát đạt.

Thăng Long Event 2

Dưới đây Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long (Thăng Long Event) xin đưa ra một vài lưu ý trong khâu quản lý khách mời giúp sự kiện khánh thành, khai trương của bạn trở nên hoàn hảo:

Xác định số lượng khách mời

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ phía khách hàng, bạn nên phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự. Có những sự kiện khách hàng sẽ mời khách nhưng cũng có những sự kiện đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải đảm nhận phần việc này.

Thăng Long Event 3

Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với số lượng người tham dự tương đối chính xác. Tuy nhiên, trước khi sự kiện diễn ra hai đến ba ngày bạn nên liên hệ xác nhận lần cuối để có được danh sách khách mời chính thức.

Điều tiết Check-in

Lễ khánh thành, khai trương thường diễn ra ở ngoài trời với các hoạt động đón khách quy mô. Khu vực đón tiếp khách mời thường được đặt từ hai đến bốn bàn với PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự.

Thăng Long Event 1

Đối với những sự kiện có sự xuất hiện của khách mời VIP và các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp bàn riêng để check in cho những đối tượng này vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check-in, tránh tình trạng quá tải khách mời.

Đảm bảo an toàn cho khách mời

Khánh thành, khai trương thường được tổ chức ở ngoài trời nên không tránh khỏi được những sự cố ảnh hưởng đến sự an toàn của khách tham dự sự kiện, nhất là khách VIP. Chính vì vậy, bạn cần phải bố trí lối đi và nhân viên bảo vệ (nếu cần thiết) để đảm bảo sự kiện được diễn ra tốt đẹp. Đặc biệt lưu ý lối đi thoát hiểm luôn được thông thoáng để khi xảy ra bất kỳ sự cố nào thì khách mời cũng sẽ an toàn rời khỏi đó.

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Sau lễ khánh thành, khai trương kết thúc; chủ doanh nghiệp thường trao quà cho khách mời. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng như phát quà không kịp cho khách đó là phân bố các PG đứng thành hàng, một người sau lưng lấy quà, người đằng trước chuyển quà lên và trao tay khách mời.

Thăng Long Event 4

Để sự kiện kết thúc trong trật tự, thời điểm này bạn cần tăng cường lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh; nên phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện; đã tổ chức rất nhiều lễ khánh thành, khai trương cho các công ty, tập đoàn lớn nhỏ trong cả nước tự tin đem đến cho quý khách hàng một buổi lễ trang trọng, vừa tiết kiệm chi phí nhưng vẫn tạo được dấu ấn riêng trong lòng những người tham dự.

Gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn trực tiếp và trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất với mức chi phí ưu đãi.

——————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×