Bí quyết chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện

18/09/2017 20:30 18 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức
Rate this post

Lập kế hoạch cho một sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày, có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất?

new-piktochart-_23561328_0326362d32807807c38abb36b310f20fdce3b943

Trong tổ chức sự kiện, mọi vấn đề có giải pháp riêng của nó, sau một sự kiện bạn có thể rút ra bài học để áp dụng cho các sự kiện tiếp theo. Đây là năm bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị cho một sự kiện.

  1. Không bị rối trong những chi tiết nhỏ nhặt

Đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm bạn bị chệch hướng công việc. Các sự kiện càng lớn, càng dễ làm bạn cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, bạn nên đầu tư nó vào các vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.

Đừng lên kế hoạch thời gian cho mỗi một hoạt động nhỏ, nếu không bạn sẽ tiêu tốn hết thời gian của mình mà không chắc là mọi việc sẽ được hoàn thành. Hãy nhớ rằng bạn không thể hoạt động hiệu quả nếu bị căng thẳng nghiêm trọng , hãy giữ cho mình luôn ở trong trạng thái sáng suốt và tràn đầy năng lượng. Bạn đang chịu trách nhiệm để sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công, đưa ra các quyết định quan trọng chứ không phải là đi lo nên in tấm băng-rôn với chữ hoa hay chữ thường. new-piktochart-_23561328_d53b5b33502bccd93ad919a42a0fb7bcf3356671

  1. Chú tâm đến F&B – Làm hài lòng khách mời

Sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả.

  1. Có hợp đồng rõ ràng trong mọi việc

Hầu hết mọi khâu của công tác tổ chức sự kiện phải được ghi trong hợp đồng. Không có vấn đề gì có thể bỏ qua, dù là khăn trải bàn hay khăn ăn, giải trí, dịch vụ vệ sinh, cơ sở vật chất, chỗ ngồi, hãy chắc chắn rằng bạn có một văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp của bạn, xác định rõ ràng những gì bạn đang phải trả tiền để có được, những gì bạn mong đợi từ họ, và thời gian chính xác họ sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho bạn.

new-piktochart-_23561328_6ecbe14e886094304838575011c49d189aeefc4d

  1. Tiết kiệm ngân sách

Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt.

  1. Đừng vội nghỉ ngơi

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn nên đặt hàng trước các dich vụ với nhà cung cấp tại thời điểm sớm nhất có thể. Điều này giúp giảm bớt mức độ căng thẳng của công việc vào giai đoạn cuối. Nó cũng đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ bạn có là tốt nhất với một chi phí hợp lý. Nhưng đôi khi, việc thấy mọi thứ đang diễn ra rất tốt trước sự kiện, lại là sự cám dỗ để ngồi lại và nghỉ ngơi một chút. Phải cẩn thận, ngay thời điểm bạn nghĩ rằng rất an toàn để nghỉ ngơi thì mọi việc có thể đổ vỡ.

Trên đây là một số bí quyết bạn cần nắm để chuẩn bị trước một sự kiện và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy tham khảo và áp dụng cho việc lên kế hoạch của bạn nhé!

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 024 3655 8518

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×