Bạn là Event planner hay Event Doer?

28/06/2017 20:30 67 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm , Kiến thức
Rate this post

Event Planner là những con người luôn bận rộn. Mỗi sự kiện xảy ra với vô số diễn biến khác nhau khiến các Event Planner đang thực hiện những công việc thuộc về Event Planning (Lập kế hoạch) bỗng chốc chuyển sang Event Doing (Triển khai và thực thi). Điều này sẽ khiến các Event Planner không còn khả năng bao quát công việc và quên mất mục tiêu sự kiện cần đạt được.

new-piktochart_23006934_6d4d57c052400341d38b1cd26697bf244f97d2db

  1. Planner là gì?

Định nghĩa của việc lập kế hoạch là “đề xuất hoặc đưa ra dự định về một chuỗi các hành động”. Một người lập kế hoạch chuyên nghiệp sẽ có vai trò đưa ra định hướng tổ chức cho sự kiện đó. Họ dẫn dắt cả team để cùng tìm tòi, sáng tạo và phát triển các yếu tố trong quá trình tổ chức, đảm bảo đạt tới những mục tiêu đã được định sẵn.

Người lập kế hoạch quan tâm đến bức tranh toàn cảnh và những chi tiết nhỏ. Họ không chỉ ý thức về điều đó khi mới bắt đầu tiếp nhận briefing công việc mà còn trong suốt quá trình triển khai để kịp thời điều chỉnh những sai sót trong trường hợp chưa đạt được các mục tiêu ban đầu của sự kiện.

  • Khách mời

Trước khi triển khai bất cứ việc gì, hãy lập một danh sách các nhóm khách mời chính sẽ tham gia sự kiện của bạn. Phần lớn các chương trình sẽ luôn có nhiều hơn một đối tượng khách mời, và vì thế bạn sẽ cần những loại hoạt động khác nhau để thu hút họ.

new-piktochart_23006934_2adbf3458336770822640c260379c2b55e4c144f

Họ sẽ có những đặc điểm rất khác nhau, từ những khách VIP sang trọng đến những khán giả phổ thông (ví dụ trong một buổi ca nhạc), từ những giáo sư danh tiếng đến các sinh viên trẻ (trong các hội thảo chuyên đề), từ các thành viên trong cùng một gia đình đến những người khách lạ riêng lẻ (trong các đám cưới).

  • Mục đích

Bạn kỳ vọng ấn tượng của khán giả là gì sau khi chương trình kết thúc? Hãy cho khán giả của bạn những lý do thuyết phục để khiến họ sẵn sàng bỏ thời gian, sự quan tâm và tiền bạc để tới tham gia sự kiện.

 

Mục đích tổ chức cũng sẽ góp phần tạo nên “giai điệu” và “trạng thái” cho sự kiện đó. Ví dụ, trong buổi lễ ra mắt sản phẩm, mục đích của chúng tôi là các khách hàng trung thành sẽ cảm thấy họ được ghi nhận và tán thưởng; các khách hàng tiềm năng được truyền cảm hứng và tận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ. Trên tất cả, dấu ấn của chương trình là tâm trạng vui vẻ chào đón một sản phẩm mới.

  • Thông điệp

Thông điệp bạn muốn truyền tải tới khán giả trong sự kiện của mình là gì? Sự kiện này nói về điều gì? Mọi người sẽ nhớ gì về nó?

Thông điệp cũng chính là chủ đề chính của sự kiện. Nó cần phải thực sự đơn giản, gọn ghẽ và kể được câu chuyện chủ đề chỉ trong một câu duy nhất. Thậm chí cả những tiệc cưới cũng có thông điệp riêng: “Chúng tôi yêu nhau và muốn dành trọn phần đời còn lại của mình để ở bên nhau!”.

new-piktochart_23006934_2cfc9e63b238ca5802f43c58c37262cb6b907021

  1. Mục tiêu sự kiện cần đạt được

Định nghĩa về mục tiêu của một sự kiện chính là những kỳ vọng từ khách hàng, từ đơn vị đứng ra tổ chức chương trình. Không giống như mục đích (tập trung vào trải nghiệm của khán giả), mục tiêu hướng tới những kết quả cụ thể, có thể đo lường được.

  1. Kết luận

 

Tổ chức sự kiện là quá trình triển khai rất nhiều công việc cùng lúc và bạn sẽ luôn ở trong tình trạng có quá nhiều thứ cần làm. Điều quan trọng là bạn hãy đảm nhận tốt cả vai trò của một event planner lẫn event doer. Trọng trách lớn lao của event planner là đảm bảo các mục tiêu của chương trình được đáp ứng hoàn hảo nhất.

 

Để có được một kế hoạch tổ chức tốt, còn cần đến rất nhiều yếu tố khác cũng quan trọng không kém những yếu tố chúng ta đã liệt kê trong bài viết. Tuy nhiên, 4 yếu tố căn bản nhất này sẽ không bao giờ thay đổi trong mọi sự kiện.

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×