Ảnh hưởng của thời tiết đến sự kiện ngoài trời

27/05/2017 20:19 61 views Chuyên mục: Chia sẻ kinh nghiệm
Rate this post

Đối với sự kiện ngoài trời, chắc hẳn thời tiết là một trong những vấn đề nhức nhối hàng đầu của ban tổ chức. Thời tiết là việc chúng ta không thể kiểm soát, vậy nên cách xử lý hiệu quả nhất có lễ vẫn là có sẵn phương án đề phòng rủi ro để phản ứng thật nhanh chóng.

1. Chọn ngày tổ chức

q

Chủ động liên hệ với các tổ chức hoặc trung tâm dự báo có uy tín để dự báo chuẩn xác nhất tình hình thời tiết trước khi chọn ngày diễn ra sự kiện.

2. Mua bảo hiểm cho sự kiện

Phương pháp này thường được sử dụng ở nước ngoài, các loại hình bảo hiểm dành cho sự kiện rất phong phú và có các điều khoản quy định chặt chẽ nhằm hạn chế thấp nhất thiệt hại cho đơn vị tổ chức khi có rủi ro. Ngoài bảo hiểm cho các vấn đề thời tiết, còn có các loại bảo hiểm đối với trường hợp chương trình bị dừng, tạm hoãn vì những lý do bất khả kháng hoặc gặp rủi ro từ phía đơn vị tài trợ,…

3. Các vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị

  • Các thiết bị điện tử như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình cần được bảo quản kỹ càng, tránh nước mưa và kê cao so với mặt đất. Nên sử dụng màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn, tránh nước mưa gây chập điện, cháy nổ.
  • Bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa thì nên di chuyển sớm. Tất cả các vật dụng ngoài trời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thể neo được cố định xuống dưới đất. Các phần trang trí cho sân khấu nên sử dụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Khu vực điều khiển nên setup sẵ n nhà tránh mưa để không ảnh hưởng đến các trang thiết bị, máy móc.

qq

  • Các loại ô dù, lều bạt tránh mưa bão: Hiện tại ở Việt Nam, sự kiện ngoài trời thường sử dụng dù tròn cỡ lớn (đường kính từ 20 – 28m) khi trời mưa, thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng nhà bạt được dựng từ các khung truss, chắc chắn và thẩm mỹ hơn dù tròn. Nếu làm trên diện tích lớn và có khách VIP thì nên sử dụng nhà bạt, nhưng bạn phải setup từ trước do thời gian setup lâu hơn. Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thao hoặc các show diễn ca nhạc lớn, chúng ta còn thấy sự xuất hiện của các nhà lều bơm hơi có sức chứa từ vài trăm tới vài nghìn người. Đây cũng là một giải pháp tốt.
  • Người phụ trách khách mời, đại biểu cấp cao hoặc nghệ sỹ trong các sự kiện ngoài trời không thể thiếu ô (dù) cầm tay trong trường hợp phát biểu, thực hiện các nghi thức hoặc hộ tống đại biểu. Trong một số sự kiện lớn ở nước ngoài, ban tổ chức còn sử dụng đại bác xua mây để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ khi gặp mưa bão bất ngờ. Mặc dù đại bác xua may được phát minh tại các nước phương Tây từ thế kỷ 19 nhưng phương án này hiện nay vẫn còn khá tốn kém và phức tạp.

4. Luôn chuẩn bị sẵn phương án B

Người phương Tây có câu “Hope for the best, prepare for the worst” (Luôn hi vọng những điều tốt đẹp nhất nhưng không quên chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất) có lẽ là câu nói phù hợp nhất cho các nhà tổ chức sự kiện trong trường hợp này. Dù dự phòng tốt đến đâu, chúng ta vẫn cần những phương án xử lý nhanh chóng và kịp thời nhất khi chương trình bất ngờ gặp mưa, bão lớn.

– Dời lịch tổ chức chương trình:

  • Một số chương trình biểu diễn ca nhạc có bán vé hoặc các sự kiện ngoài trời có quy mô vài trăm nghìn người (khiến các phương án dự phòng trên không còn khả thi)  sẽ thường lựa chọn phương án này. Ban tổ chức sẽ hoãn lịch và tổ chức lại một buổi diễn khác sau khi trời đã hết mưa, bão.
  • Để làm được việc này, khả năng kiểm soát và thương lượng với các nghệ sĩ của đơn vị tổ chức phải cực kỳ khéo léo và hợp lý, không phải nghệ sĩ nào cũng trống lịch để biểu diễn bù vào hôm sau, đặc biệt những nghệ sĩ chính, quan trọng của chương trình. Hơn nữa, nếu như sự kiện diễn ra vào tối thứ 7, chúng ta có thể dời sang chủ nhật nhưng từ chủ nhật sang thứ 2 lại là một vấn đề khác. Vì thế sẽ tùy từng điều kiện tình hình cụ thể, tùy địa điểm mà đơn vị tổ chức sẽ có những phương án xử lý khác nhau. Thêm nữa, đơn vị tổ chức còn phải gặp rất nhiều phát sinh cho chi phí thuê địa điểm, thuê trang thiết bị phục vụ trong chương trình.

– Di chuyển địa điểm tổ chức từ outdoor thành indoor

  • Ban tổ chức có thể nhanh chóng di chuyển toàn bộ sân khấu từ ngoài trời vào trong nhà và chương trình vẫn diễn ra như dự kiến. Đây cũng là 1 nỗ lực hết sức đáng trân trọng của BTC chương trình. Tuy nhiên để có thể làm được điều này, trước khi diễn ra sự kiện, chúng ta đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định được địa điểm để di chuyển từ outdoor vào indoor.
  • Đối với những sự kiện của các thương hiệu (ra mắt sản phẩm mới, khai trương,…), trừ trường hợp bất khả kháng như mưa bão quá lớn đến mức gây nguy hiểm cho người tham dự, còn lại hầu hết các sự kiện thuộc dạng này đều sẽ diễn ra theo đúng lịch trình. Khi đó, công việc của đơn vị tổ chức là đảm bảo an toàn và sử dụng các phương án dự phòng ngay lập tức.

qqq

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt thành, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất.

Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

———————————————–

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT THĂNG LONG

Trụ sở: Phòng 604A, Tòa nhà Ford Thăng Long, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Email: nghethuatthanglong@gmail.com   

Hotline: 0973 819 898 – 04 3655 8518 – 08 8864 5393

 

Tin liên quan

 

Trung tâm biểu diễn nghệ thuật Thăng Long

Bạn có thể để lại thông tin bằng form dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại khi nhận được

Liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng hoặc hỗ trợ trực tuyến để có thông tin mới nhất

Hotline:
0973 819 898
Online Support:

×