10 Sai Lầm Cần Tránh Khi Chọn Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị

14/12/2018 09:56 424 views Chuyên mục: Kiến thức Tags: Báo giá tổ chức trung thu, địa điểm tổ chức hội nghị

Rate this post

Các địa điểm tổ chức hội nghị đóng một vai trò rất lớn trong việc các khách mời quyết định có tham dự sự kiện của bạn hay không. Với ý nghĩ đó, không có một địa điểm nào phù hợp cho tất cả các loại sự kiện và nhu cầu. Bạn phải chọn vị trí một cách khôn ngoan.

Dưới đây là 10 cạm bẫy phổ biến cần tránh khi chọn địa điểm hội nghị tiếp theo của bạn.

>> Xem thêm: Những sự kiện nổi bật Thăng Long Event đã tổ chức

1. Không tuân thủ các giới hạn năng lực

Địa điểm quá nhỏ có nghĩa là một số người tham dự sẽ tràn ra ngoài trời. Trên hết, đó cũng là một mối nguy hiểm an toàn . Tương tự như vậy, địa điểm cũng có thể quá lớn. Khi bạn có 30 khách trong một cơ sở được chỉ định là 500, thì nơi đó sẽ cảm thấy quá rộng rãi.

Bạn nên có ý tưởng trước về số lượng người đang tham dự, bao gồm số lượng người đi bộ tiềm năng và tìm kiếm một địa điểm được thiết kế để phù hợp với số lượng đó với một chút chậm trễ.

2. Chọn một địa điểm quá đắt

Một địa điểm ưa thích sẽ làm khán giả của bạn chắc chắn. Tuy nhiên, nếu việc cho thuê kết thúc khiến bạn mất một cánh tay và một chân, thì có lẽ bạn sẽ phải bồi thường ở nơi khác. Điều này có nghĩa là thuê một người nói cấu hình thấp hoặc chọn nước đóng chai thay vì cocktail.

Đúng, lựa chọn địa điểm là vô cùng quan trọng, nhưng nếu bạn phải hy sinh ở các khu vực khác, thì bạn cần phải thu nhỏ lại một chút.

Về vấn đề chi phí địa điểm , bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn nếu bạn bảo đảm địa điểm trong thời gian không cao điểm, chẳng hạn như trong tuần hoặc một tháng khi không có ngày lễ lớn.

3. Nhấn mạnh vào một địa điểm duy nhất

Có thể có một địa điểm cụ thể mà bạn đặc biệt muốn cho hội nghị của bạn. Địa điểm đó có thể hát cho bạn nghe và có tất cả các yếu tố phù hợp với loại sự kiện của bạn. Tuy nhiên, địa điểm đó có thể không có sẵn vào ngày mong muốn hoặc có thể thiếu một hoặc hai yếu tố thiết yếu, chẳng hạn như chỗ đỗ xe đầy đủ hoặc khả năng tiếp cận người khuyết tật. Đây là tất cả các yếu tố có thể cản trở sự hài lòng tổng thể.

Tin nhắn takeaway ở đây? Hãy cởi mở với các địa điểm khác. Trên thực tế, bạn nên có ít nhất ba trong danh sách cân nhắc hàng đầu của mình.

4. Không kiểm tra hai lần với Quản trị viên địa điểm

Đừng ngại hỏi người quản trị địa điểm rất nhiều câu hỏi . Rốt cuộc, bạn cần phải biết các chi tiết bên trong của cơ sở, chẳng hạn như liệu các dịch vụ lưu ký có sẵn hay không, nếu giấy phép đỗ xe được cung cấp cho khách của bạn.

Bạn cũng nên xem xét kỹ hợp đồng. Ví dụ, một số địa điểm có thể phạt tiền bổ sung nếu số lượt khách vượt quá số lượng bạn chỉ định trong đơn đăng ký hoặc nếu bạn chọn phục vụ bên ngoài thay vì địa điểm được cung cấp bởi địa điểm.

5. Chọn một địa điểm với các điểm thương hiệu không đủ

Hãy nhớ rằng, mục đích của sự kiện là tạo ra nhận thức về thương hiệu . Đây là lý do tại sao cơ sở nên được trang trí với logo của bạn, cả dưới dạng biểu ngữ truyền thống và bảng hiệu kỹ thuật số. Một số nhà hoạch định sự kiện bỏ qua điều này và chọn một địa điểm có không gian không đủ để hiển thị logo của họ.

Bạn nên biết, ví dụ, khu vực đăng ký có ổ cắm và khu vực mở để hiển thị biển hiệu kỹ thuật số cho mọi người xem trong khi chờ xếp hàng hay không. Tương tự như vậy, có một bức tường trống nơi một bức tường Twitter có thể được hiển thị?

6. Thuê một địa điểm với bãi đậu xe có giới hạn

Điều này đã được chạm vào một thời gian ngắn trước đó một chút. Có đủ chỗ đậu xe không? Nếu vậy, có bao nhiêu chỗ đậu xe? Bạn cũng nên hỏi người quản trị địa điểm các câu hỏi sau:

Có chỗ đậu xe handicap không?
Nếu giấy phép là bắt buộc, giấy phép miễn phí có thể được chỉ định cho nhân viên và khách?
Wil có một người phục vụ đang làm nhiệm vụ?
Có các điểm đỗ xe bổ sung gần đó nếu khu vực được chỉ định dự kiến sẽ đầy?

Đỗ xe chỉ là một trong nhiều câu hỏi để hỏi một quản trị viên địa điểm . Đấu tranh để tìm chỗ đậu xe sẽ khiến nhận thức của mọi người trở nên tồi tệ trước khi họ thậm chí bước vào địa điểm.

7. Chọn một địa điểm có địa điểm ít hơn lý tưởng

Một số nhà hoạch định sự kiện bị lôi kéo vào một địa điểm cụ thể đến nỗi họ quên xem xét địa điểm . Địa điểm là bao xa? Có phải trong giới hạn thành phố?

Nếu bạn điều hành một công ty địa phương, thì tốt nhất nên tổ chức sự kiện ở cùng thành phố hoặc ít nhất là trong khu vực lớn hơn. Cuối cùng, sẽ có một số khách sẽ phải đi một quãng đường xa hơn, nhưng điều này không nên áp dụng cho phần lớn những người tham dự.

8. Không nhìn vào chỗ ở liền kề

Đó không chỉ là địa điểm mà bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng phải nghiên cứu các khách sạn gần đó. Ít nhất nên có một trong khoảng cách đi bộ, hoặc cung cấp một tàu con thoi trực tiếp đến địa điểm.

Tốt nhất, nên có cả một khách sạn năm sao và một nhà nghỉ kinh tế gần đó. Việc phối hợp với các trung tâm lưu trú này cũng sẽ không ảnh hưởng nếu bạn có thể được giảm giá hàng loạt cho khách của mình.

9. Bảo hiểm tổ chức sự kiện

Hầu hết các địa điểm kết hợp bảo hiểm sự kiện vào phí thuê. Nếu địa điểm không yêu cầu, bạn vẫn nên có gói bảo hiểm của bên thứ ba. Thiệt hại cho cơ sở, hoặc một chấn thương xuất phát từ một sự cố liên quan đến rượu là những khả năng thực sự với sự phân nhánh tài chính khổng lồ.

Không nên từ bỏ bảo hiểm sự kiện ngay cả khi đó là tùy chọn; bạn không bao giờ biết những gì có thể đi sai.

10. Chọn một địa điểm không phù hợp với chủ đề

Thật không khôn ngoan khi chọn một địa điểm chỉ để nhận biết tên của nó. Bạn cần chọn một cơ sở phù hợp với chủ đề hoặc loại hội nghị. Với ý nghĩ đó, ví dụ, một địa điểm ở nông thôn, có lẽ sẽ là một sự phù hợp khó xử cho một hội nghị liên quan đến công nghệ.

Tương tự như vậy, nếu bạn đang tổ chức một sự kiện theo chủ đề Downtown Abby, thì một khung cảnh hiện đại có thể không phải là môi trường phù hợp. Bầu không khí và bầu không khí của cơ sở là rất quan trọng, vì vậy hãy chắc chắn rằng nó phù hợp với tính chất của hội nghị của bạn.

Bằng cách tránh những sai lầm này khi chọn địa điểm , bạn sẽ có một địa điểm đáp ứng tất cả các thông số phù hợp để tổ chức một sự kiện đáng khen ngợi.